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Como Planejar uma Reunião de Investigadores Clínicos: Guia Prático

Uma reunião de investigadores clínicos é promovida pelo patrocinador do ensaio para conduzir treinamento de protocolo e Boas Práticas Clínicas (GCP), além de permitir que participantes tirem dúvidas sobre a condução do ensaio. A reunião tipicamente inclui associados de pesquisa clínica (CRAs), coordenadores de pesquisa clínica (CRCs), investigadores clínicos, monitores médicos, garantia de qualidade e alta gestão.

Materiais Necessários

• Orçamento
• Computador
• Telefone
• Acesso à internet

Principais Considerações no Planejamento

1. A Localização é Fundamental

Patrocinadores buscam organizar a reunião em locais atrativos para os investigadores (Espanha, Portugal, Las Vegas, Turquia, Paris, Montreal, Quebec, etc.). Analise a lista de investigadores e suas localizações. Escolha um local centralmente localizado, mas atraente para o grupo geral. Se o local não for interessante, a participação pode ser baixa.

2. Reserve Quartos Adequados e Coordene Transporte

Como o patrocinador paga a conta, evite desperdícios. Exija RSVP antes de reservar quartos. Deixe claro que quartos só estarão disponíveis para quem confirmar presença. Organize transporte ida e volta ao hotel.

3. Coordene as Apresentações

Garanta que todos os apresentadores enviem slides antecipadamente para revisão. Coordene a sala de apresentações com a gerência do centro de convenções para assegurar iluminação adequada, espaço e equipamentos funcionando. Não esqueça os materiais de apoio (handouts) — os participantes gostam de ter cópias dos slides para consulta posterior.

4. Planeje as Refeições com Atenção a Restrições Alimentares

Verifique necessidades dietéticas especiais. Evite oferecer frutos do mar a alérgicos ou alimentos preparados com óleo de amendoim para quem tem alergia a amendoim.

5. Inclua Atividades Pós-Reunião

Organize passeios para que os participantes relaxem fora do ambiente formal. Exemplo: em uma reunião na Turquia, o patrocinador planejou jantar em cruzeiro com entretenimento, passeio turístico guiado e tempo livre para exploração.

6. Inclua Embaixadores da Empresa

Inclua pessoas familiarizadas com o ensaio clínico. Seu papel é interagir com os convidados e responder dúvidas sobre protocolo ou condução do ensaio durante jantares ou encontros informais. Alguns investigadores podem ser tímidos para perguntar em fóruns formais e preferem ambientes mais descontraídos.

7. Chegue com Antecedência

Planeje chegar ao local 1 ou 2 dias antes da reunião para garantir que tudo esteja em ordem.

8. A Primeira Impressão é a que Fica

Se nunca planejou uma reunião de grande escala, contrate uma empresa especializada. Lembre-se: o objetivo é impressionar os investigadores clínicos. Se a reunião parecer desorganizada, eles podem esperar que a gestão do ensaio também seja desorganizada e decidir retirar a participação.