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Regulamentos HIPAA para Empregadores: Privacidade, Treinamento e Segurança

A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) é uma lei federal que exige portabilidade, não discriminação, bem como outros requisitos específicos em planos de saúde patrocinados por empregadores. A HIPAA abrange regulamentos sobre como os empregadores devem proteger a privacidade médica de sua equipe e tem regras sobre o uso de informações médicas eletrônicas. A HIPAA pode exigir que empregadores cubram condições de saúde pré-existentes de funcionários e seus dependentes, e geralmente delineia regras sobre a privacidade de informações de saúde. Segundo o site HIPAA Privacy and Security, existem vários regulamentos diretos que os empregadores devem seguir para estar em conformidade com a HIPAA.

Oficial de Privacidade Designado

Uma empresa deve designar um oficial de privacidade responsável por entender as políticas e procedimentos em torno da implementação e conformidade com a HIPAA. Isso pode ser qualquer pessoa que tenha a familiaridade e experiência para garantir que seu negócio esteja em conformidade. Os regulamentos não exigem certificação.

Identificar Funcionários com Acesso

Empregadores devem identificar funcionários que têm acesso concedido a informações de saúde protegidas (PHI) e as circunstâncias que lhes permitem ter acesso a PHI.

Programa de Treinamento

Empregadores devem desenvolver um programa de treinamento para funcionários de administração de saúde. Em alguns casos, empregadores podem querer estabelecer um sistema de certificação dentro da organização.

Documentação

Empregadores devem documentar medidas administrativas sobre como PHI é usado, incluindo ações tomadas para não conformidade de funcionários. Detalhes incluem sanções contra funcionários por não conformidade, como acessar PHI fora das regras de acesso estabelecidas.

Aviso por Escrito

Empregadores são obrigados a fornecer aviso por escrito das políticas do plano de saúde sobre acesso e uso de PHI. Esta informação pode incluir listas de definições e procedimentos sob HIPAA.

Formulários

Empregadores podem ser obrigados a criar formulários para vários relatórios, autorização de funcionários e documentação para reclamações e não conformidade. Formulários adicionais podem incluir documentos que lidam com salvaguardas, informações de saúde e direitos legais.

Segurança e Informações Separadas

Regulamentos exigem que empregadores desenvolvam procedimentos de segurança para todas as informações protegidas sujeitas a acesso interno e externo. Isso inclui manter informações médicas dos funcionários separadas de outras informações relacionadas ao trabalho.