Como Codificar e Arquivar Pastas de Prontuários Médicos

Materiais Necessários

• Pastas de arquivo para prontuários médicos
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Instruções

1. Discuta as necessidades com a equipe. A melhor abordagem para um sistema de arquivamento médico é primeiro discutir o que médicos, enfermeiros, outros clínicos e funcionários administrativos precisam no dia a dia. Entender os prós e contras dos sistemas atuais garantirá o sucesso do novo sistema.
2. Pesquise os sistemas de codificação de arquivamento. Cada sistema atende necessidades específicas para diferentes configurações. Sistemas incluem:
   • Numérico com códigos de cores, baseado em números de prontuário médico atribuídos (números cronológicos atribuídos por sistema computadorizado, ou organizados por data, com cor correspondente para cada número).
   • Alfabético, geralmente pelo sobrenome do paciente.
3. Determine qual sistema é melhor para sua organização. Sistemas numéricos combinados com código de cores são os mais amplamente usados. São melhores para organizações maiores pois permitem adição de registros dentro de combinações de numerais. Algumas organizações usam codificação alfabética, geralmente pelo sobrenome, mas isso é melhor apenas para pequenas instalações com baixa rotatividade de pacientes, pois grande número de sobrenomes comuns pode tornar a recuperação demorada.
4. Forneça a pasta de arquivo com código apropriado. Uma vez escolhido o método, as informações apropriadas podem ser colocadas na pasta. Muitas pastas podem ser compradas com cores e blocos de números pré-impressos. Para escritórios menores usando código de cores, adesivos numéricos coloridos podem ser comprados e colocados na aba da pasta. Após codificação, o nome do paciente e número do prontuário também devem ser escritos ou afixados com etiqueta na frente da pasta.
5. Garanta que as informações de codificação do arquivo correspondam às informações do paciente no interior do prontuário. Como prontuários são documentos legais para cuidado do paciente, é imperativo recuperar a informação correta rapidamente durante o tratamento.