De acordo com uma atualização de 2010 pela Sociedade de Sistemas de Gestão de Informação de Saúde, o campo da saúde está extremamente receptivo aos avanços tecnológicos que estão ocorrendo para aumentar a eficiência da manutenção dos prontuários médicos dos pacientes. Essas mudanças fizeram com que muitos provedores confiassem em sistemas de gestão de informações do paciente para armazenar dados importantes de saúde.
De acordo com a publicação de novembro de 2006 pelo Laboratório de Sistemas de Computação de Imagem, sistemas de gestão de informações do paciente são bancos de dados eletrônicos que armazenam arquivos de pacientes em um local centralizado. Não há limite para a quantidade de páginas ou arquivos que podem ser carregados em sistemas de gestão de informações do paciente.
A publicação de novembro de 2006 pelo Laboratório de Sistemas de Computação de Imagem afirma que sistemas de gestão de informações do paciente podem conter qualquer tipo de informação sobre um paciente, desde sua demografia geral até os tipos de medicação em que ele está.
Sistemas de gestão de informações do paciente são formatados para ler como um prontuário médico regular. Usuários podem clicar em arquivos que desejam abrir, e o documento aparecerá na tela. Arquivos podem ser enviados por e-mail, fax ou impressos mediante solicitação.
Nem todos podem acessar um sistema de gestão de informações do paciente, porque arquivos médicos são documentos altamente confidenciais protegidos pela regulamentação HIPAA. De acordo com o Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA, sistemas de gestão de informações do paciente são áreas altamente restritas, então usuários são designados (geralmente médicos, enfermeiros ou assistentes médicos) e recebem permissão especial para acessar informações quando apropriado.
Sistemas de gestão de informações do paciente ajudaram consultórios médicos a se tornarem mais eficientes. Em vez de escrever tudo à mão, a equipe médica pode inserir informações diretamente em um sistema que fará todo o armazenamento e arquivamento para eles. Além disso, sistemas de gestão de informações do paciente tornam os dados do paciente facilmente acessíveis.