Como Transferir Prontuários Médicos para Formato Eletrônico

Se sua prática, clínica ou instalação médica está em operação há alguns anos, tem um grande projeto pela frente. A lei federal HITECH (Health Information Technology for Economic and Clinical Health Act) dedicou bilhões de dólares como parte de mandato para mover EUA para prontuários eletrônicos. Enquanto escolher o sistema EMR certo exige muito pensamento, consideração e insight técnico, transformar prontuários antigos em eletrônicos exige principalmente paciência e tarefas repetitivas.

Instruções

1. Estude requisitos de anexo e arquivo do seu sistema EMR escolhido. Aprenda quais tipos de arquivo seu sistema aceita, armazena e integra para uso futuro. Determine número de registros a transferir. Antes de escolher método mais custo/ tempo-efetivo, entenda escopo do projeto.

2. Abra prontuário do paciente no EMR e selecione opção de upload de documentos para anexo ao prontuário.

3. Coloque documento plano no scanner do escritório e feche antes de selecionar scan-to-upload no software. Se caixa de diálogo permitir, informe número de páginas. A maioria permite scans multipágina formando único arquivo de upload.

4. Escaneie documento multipágina no Adobe Acrobat ou outro programa de imagem que produza PDF, depois faça upload no EMR se este não gerencia scans multipágina. Delete o PDF original imediatamente após upload bem-sucedido. Não apenas mova para lixeira; garanta exclusão completa para conformidade HIPAA. Como processo cria documento eletrônico não-HIPAA-compliant para entrar no sistema compliant, evite esta opção se possível.

5. Insira dados de prontuários manualmente para popular registros eletrônicos. Seu EMR provavelmente grava informação histórica. Entrada de dados significa não ler scans ao revisar prontuários, mas ter dados históricos acessíveis e integrados. Pese custos de tempo/mão de obra antes — geralmente leva mais tempo que escanear.

6. Armazene prontuários em papel de forma segura conforme diretrizes HIPAA. Se durante conversão determinar que há registros antigos para destruir, revise regulações HIPAA sobre destruição e proceda em conformidade.