Como Alcançar Conformidade HIPAA

Health Insurance Portability and Accountability Act (HIPAA) é legislação federal que, entre outras coisas, criou amplos direitos de privacidade do paciente. Anos de revisões e interpretações resultaram em regras detalhadas para como provedores de saúde, seguradoras, farmácias e outros negócios com acesso a informações de pacientes devem manusear, transmitir, armazenar e usar dados — especialmente prontuários. Receita exata para conformidade varia por tipo de negócio. Porém, provedores como hospitais, instalações de enfermagem especializada, centros cirúrgicos e consultórios médicos têm mais requisitos e mais trabalho para entrar em conformidade.

Instruções

1. Estude a HIPAA Final Security Rule para especificidades sobre segurança de dados eletrônicos e requisitos de sistemas de informação. Se sua instalação tem informação de pacientes em computadores — seja um só ou rede hospitalar inteira — deve atender padrões.

2. Atualize sistemas conforme necessário para garantir: senhas para cada usuário individual, firewalls rigorosos. Sistemas devem rastrear: quem loga e quando; tentativas de login falhas; logouts; sequência de logins/logouts em cada terminal. Deve rastrear atividades de cada usuário em cada sessão, ações de administrador de sistema, reportar violações imediatamente, usar tecnologia de criptografia mais recente conforme versão mais recente da security rule.

3. Mantenha prontuários em papel e registros em pastas fechadas em locais designados e seguros para garantir que apenas pessoas autorizadas vejam. Instalações lidam de formas diferentes: alguns mantêm pastas fora da vista em quartos de pacientes, outros em estações de enfermagem. Consultórios privados devem garantir arquivamento imediato após médicos/enfermeiros terminarem. Nunca deixe arquivos em mesas, balcões ou locais desatendidos onde não-autorizados possam ver/acessar.

4. Crie regras e políticas contra discutir pacientes em locais e volumes que permitam não-autorizados ouvirem. HIPAA reconhece que violações acidentais por conversas ouvidas são inevitáveis, mas ainda exige que profissionais tomem toda precaução para prevenir.

5. Treine equipe para nunca discutir paciente ou condição com ninguém além do paciente, a menos que tenham autorização do paciente, procuração, documentos de guardião ad litem, ou ordem judicial arquivada. Profissionais podem discutir caso entre si, mas nunca com terceiro não-autorizado, mesmo se cônjuge, filho ou parente próximo.

6. Eduque todos usuários de prontuários eletrônicos e sistemas de faturamento sobre precauções ao trabalhar em computadores. Devem garantir que observadores não vejam telas; fechar arquivos assim que terminarem; fazer logout sempre que se afastarem do terminal — mesmo se pretendem voltar logo.

7. Armazene prontuários antigos em recipientes lacrados e trancados em locais seguros e secos. Se quer destruir arquivos após período legal do estado, tome medidas para garantir destruição completa e que nada legível reste.

8. Cubra cada linha da folha de registro (sign-in sheet) do consultório assim que paciente assina. Consultórios não podem mais deixar pranchetas com nomes visíveis. Use algo que adira à folha (fita de papel) ou apague a informação para que não haja chance de ficar legível.