Como Gerenciar Sistema de Arquivamento de Prontuários em Papel

Prontuários individuais são mantidos para cada paciente que o médico atende. O prontuário armazena informações de saúde: histórico médico, anotações, lista de medicamentos. Gerenciar sistema de arquivamento em papel é processo delicado que envolve procedimentos específicos. Caso contrário, informações de um paciente podem ir para o prontuário de outro. A HIPAA (Health Insurance Portability and Accountability Act) é lei federal que supervisiona como informações de saúde são armazenadas e protegidas. Políticas e procedimentos para gerenciar arquivos em papel devem estar alinhados com regras da HIPAA.

Coisas que Você Precisará

• Pasta de entrada (in-box)
• Folha de assinatura de retirada (sign-out sheet)

Instruções

1. Configure pasta de entrada para novos documentos em papel que precisam ser arquivados. Divida em categorias: "avaliações de pacientes", "notas de evolução", "exames laboratoriais". Informe clínicos para usar a pasta e classificar corretamente.

2. Recolha o conteúdo da pasta de entrada pelo menos duas vezes ao dia, ou quantas vezes puder. Leve os arquivos de volta à área de arquivamento ou sala de prontuários.

3. Classifique os novos arquivos em ordem alfabética para facilitar. Muitas vezes, se médico atende novo paciente, haverá vários documentos. Junte todos os documentos do paciente em uma pilha e continue alfabetizando. Perfure os documentos para ficarem prontos para arquivar.

4. Arquive os documentos no prontuário correto. Coloque na seção correta, pois prontuários têm seções para diferentes tipos de documentos. Atenção para não arquivar exames na seção de faturamento.

5. Devolva os prontuários ao local exato de onde tirou após arquivar toda papelada. Prontuários geralmente mantidos em ordem alfabética por sobrenome.

6. Realize auditorias de qualidade rotineiras para garantir arquivamento correto. Enfermeira chefe ou gerente de qualidade pode ser responsável. Fará verificação aleatória para ver se documentos estão mal arquivados. Prontuários mal arquivados serão devolvidos à equipe para correção.

7. Mantenha folha de assinatura na sala de prontuários. Instrua pessoas a assinar retirada sempre que levarem prontuário para fora. Ajuda equipe a rastrear onde estão os registros, importante para conformidade HIPAA.

8. Nunca permita não-funcionários verem arquivos em papel. Atividades de arquivamento devem ser em área privada para que pacientes não vejam informações de outros — violação HIPAA que pode custar multas federais altas.