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Desvantagens do Arquivamento Alfabético de Registros Médicos

Desvantagens do Arquivamento Alfabético de Registros Médicos

O arquivamento alfabético é um método comum de gerenciar registros médicos. Os arquivos são organizados por sobrenome e subdivididos por nome próprio. Embora tenha a vantagem de ser um dos métodos mais fáceis para novos funcionários aprenderem, este sistema de organização apresenta desvantagens significativas.

Erros de Arquivamento

Nomes escritos incorretamente ou lidos de forma errada podem ser arquivados inadvertidamente no local errado. Outra causa potencial de erros é que diferentes funcionários podem ter interpretações distintas sobre como o registro de um paciente deve ser arquivado. Nomes estrangeiros — especialmente aqueles que começam com Mac ou Mc — são frequentemente arquivados incorretamente.

Localizar um registro mal arquivado aumenta o tempo de recuperação. Se um arquivo não for encontrado, pode ser necessária uma busca arquivo por arquivo, consumindo tempo e recursos substanciais.

Nomes Duplicados

Em um grande consultório ou unidade médica, existe a possibilidade de mais de um paciente ter o mesmo nome. Um arquivo pode ter que examinar mais de um prontuário para determinar qual é o necessário. Se um nome duplicado resultar na recuperação do arquivo errado, o médico pode prescrever tratamento ou medicamentos baseados em informações incorretas, podendo prejudicar o paciente.

Confidencialidade

O potencial para violação da confidencialidade do paciente é uma das desvantagens mais graves do sistema de arquivamento alfabético. Nomes listados nas pastas podem ser vistos por qualquer pessoa que trabalhe no consultório. Se o consultório oferece apenas um tipo específico de cuidado, alguém que veja o nome do paciente saberá sua condição médica.

Um sistema alfabético também aumenta o risco de pessoal não autorizado encontrar o arquivo de um paciente. Diferente de sistemas numéricos, nos quais quem recupera o arquivo precisa saber o número do paciente, encontrar um registro em um sistema alfabético requer apenas o nome do paciente.

Mudanças de Nome

Se o nome de um paciente mudar após a criação do prontuário inicial, isso pode causar confusão em visitas futuras. Nomes podem mudar devido a casamento, divórcio, adoção ou mudança legal de nome. Se o nome na pasta não for atualizado, os funcionários devem fazer referência cruzada entre o nome atual e o antigo para localizar a pasta.