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Leis de Manutenção e Destruição de Registros Médicos

Política de Retenção de Registros

Provedores e instituições de saúde estão escrevendo políticas e procedimentos para abordar políticas de retenção e destruição de registros como proteção contra litígios, multas e penalidades. Como diretrizes de retenção e destruição variam entre reguladores, é melhor interpretar regulamentos conflitantes a favor de manter a informação por períodos mais longos para segurança. Políticas devem conter informações detalhadas para manutenção, acesso e destruição de registros médicos.

Manutenção

Políticas e procedimentos de manutenção rigorosos são exigidos para gerenciar registros médicos. Padrões legais exigem que um registro médico seja mantido para cada paciente examinado, avaliado ou tratado. Essas regras incluem pacientes tratados na sala de emergência, internados e ambulatoriais. Tanto arquivos em papel quanto registros eletrônicos são considerados registros médicos sujeitos a políticas legais de manutenção. Arquivos eletrônicos de várias fontes são consolidados em um único registro médico eletrônico. O acesso a registros médicos é limitado por lei para proteger a privacidade do paciente. Segundo padrões de registros médicos, pessoal aprovado são os únicos indivíduos autorizados a fazer entradas médicas no registro de um paciente. Entradas médicas devem ser concluídas de forma oportuna e incluir data, hora e assinatura do registrador autorizado. Qualquer pessoa acessando registros médicos deve registrá-los entrada e saída para que possam ser rastreados o tempo todo.

Destruição de Registros

Políticas de destruição relacionam-se ao momento apropriado para destruir registros e também aos meios usados. Eliminar registros médicos antigos protege a privacidade do paciente. Registros em papel e eletrônicos requerem diferentes métodos de descarte. Registros eletrônicos devem ser apagados permanentemente para que nunca possam ser recuperados. Muitas organizações recorrem a empresas de trituração de papel para eliminar arquivos em papel.

Penalidades por Não Conformidade

Organizações que desconsideram leis estaduais e federais regulando manutenção e destruição de registros médicos correm risco de incorrer em penalidades severas e outras sanções não monetárias. Instituições de saúde que não podem provar que forneceram cuidado médico apropriado porque os registros médicos estão indisponíveis provavelmente perderão em tribunal contra reclamações de negligência. Como parte perdedora em um caso judicial, um provedor de saúde frequentemente terá que pagar custas judiciais além dos danos concedidos ao autor.