Como Proteger Informações do Paciente Após Encerramento de Prática Médica

Prática médica é responsável por manter confidencialidade do paciente, incluindo manter prontuários seguros e garantir informação médica disponível para cuidado futuro. Mesmo após encerramento, práticas ainda são responsáveis por manter confidencialidade e proteger informação. Procedimentos variam por estado e práticas devem considerar: regulações sobre informação pós-encerramento, diretrizes específicas de encerramento no estado, cuidado futuro de pacientes, requisitos de seguros médicos (ex: diretrizes Medicare para informação de pacientes) e desejos dos pacientes sobre tratamento futuro.

Instruções

1. Notifique pacientes por escrito sobre encerramento. Idealmente, 3 meses antes. Forneça informações para cuidado de emergência, práticas alternativas e datas de consultas finais. Informe como obter prontuários da prática ou no futuro. Em alguns estados, práticas devem fornecer formulário de divulgação de prontuário para transferência a outra organização médica.

2. Avalie pacientes que precisarão de tratamento futuro ou prolongado para condição crônica. Pacientes que precisam de mais tratamento precisarão se registrar em outra prática e podem precisar ser contatados antes do encerramento. Garanta que especifiquem como querem seus prontuários tratados (ex: transferidos) e que conhecem outros centros de tratamento.

3. Contate a sociedade médica do condado ou órgão de saúde estadual para discutir arquivamento de informação de pacientes. Em alguns estados, práticas devem entregar informação a arquivo estadual ou departamento de saúde por vários anos ou indefinidamente. Outros podem exigir que prontuários e pacientes sejam transferidos a outro provedor que assuma responsabilidade pela informação e cuidado.

4. Verifique período de retenção para informação e prontuários. Período determina se registros devem ser transferidos, destruídos ou entregues ao paciente, dependendo do último encontro. Exemplo: se paciente não compareceu por 15 anos e período de retenção no estado é 10 anos, registros podem ser destruídos para minimizar custos de transferência.

5. Determine responsabilidades legais. Contate representante legal, organização profissional de gestão de saúde (ex: American Public Health Association), associações hospitalares, corpos médicos profissionais ou seguradoras individuais para garantir que todos procedimentos foram seguidos e para recomendações sobre manutenção de confidencialidade. Garanta que regulações estaduais foram seguidas consultando representantes legais.