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Como Mesclar Registros Médicos

O que você vai precisar

• Registros médicos
• Software de dados médicos (arquivamento eletrônico)
• Scanner (arquivamento eletrônico)
• Pastas de arquivamento (arquivamento em papel)
• Marcadores de documento (arquivamento em papel)
• Armazenamento de arquivos (arquivamento em papel)
• Equipe médica treinada
• Pessoal de suporte de TI
• Triturador de papel ou serviço de trituração

Instruções

Criar um Plano

1. Selecione um método de manutenção de registros que funcione para seu consultório médico. Discuta com todos os departamentos e pessoal como uma fusão de registros médicos poderia afetar cada departamento. Peça sugestões sobre qual tipo de sistema de manutenção de registros funcionaria melhor (eletrônico, papel ou combinação).
2. Escolha quais registros do consultório servirão como originais e quais serão mesclados — se estiver mesclando mais de um consultório ou departamento. Os registros originais devem ser os que têm a informação mais completa. Por exemplo, nem todos os pacientes vistos em uma clínica geral também são vistos por um departamento de radiologia, então a clínica geral teria mais pacientes individuais e mais registros por indivíduo. Durante esta etapa, você também deve decidir qual sistema de numeração de ID do paciente será usado daqui para frente.
3. Defina um prazo para quando a fusão precisa ser concluída e decida quem será responsável por supervisionar o processo dentro de cada departamento. Ter uma pessoa de cada consultório ou departamento supervisionando o restante do pessoal garantirá uma fusão mais suave. Ao definir um tempo para sua fusão, seu objetivo principal deve ser decidir se o trabalho será concluído durante ou após o horário comercial, ou se o consultório será fechado durante o projeto para permitir conclusão em prazo menor.
4. Selecione e compre o software que você usará para manter seus dados de registros médicos uma vez mesclados. Organize suporte de TI para estar disponível durante seu processo de fusão para ajudar se necessário. Se optar por arquivamento em papel, compre quaisquer suprimentos extras que possa precisar, como pastas ou prateleiras de armazenamento para acomodar o aumento no tamanho dos arquivos devido à fusão.

Concluir Processo de Fusão

5. Treine sua equipe de acordo com o processo escolhido para completar a fusão de registros médicos. O melhor processo para mesclar registros médicos é trabalhar através dos registros de um departamento ou consultório por vez, alfabeticamente. Uma vez que um conjunto de registros foi inserido no seu sistema (incluindo informações básicas do paciente), você pode então começar a mesclar o restante dos registros nos arquivos em papel ou inseri-los no sistema.
6. Comece inserindo dados demográficos do paciente no novo sistema ou criando novas pastas (se usando arquivamento em papel) para cada paciente baseado no conjunto original de registros escolhido como ponto de partida no Passo 2 da Seção 1. Ao inserir cada paciente no sistema, anote o novo número de ID (se aplicável) e faça quaisquer atualizações nas informações demográficas básicas do paciente.
7. Classifique seu conjunto original de registros em ordem cronológica do mais recente no topo para o mais antigo na base, se forem cópias em papel. Se seus originais estão em formato eletrônico, o processo de fusão pode ser ligeiramente mais difícil, dependendo de como os arquivos eletrônicos estão armazenados. Se cada nota de prontuário foi salva individualmente, tudo o que é necessário é renomear os arquivos para corresponder ao seu novo sistema de arquivamento. No entanto, se seus arquivos eletrônicos estão em grupos maiores ou um grande arquivo por departamento, pode ser melhor imprimi-los e classificá-los dessa forma.
8. Comece a mesclar seus arquivos secundários nos originais. Comece com um departamento ou consultório por vez e classifique o arquivo de cada paciente no original, novamente em ordem de data. Se usando arquivamento em papel, você pode considerar utilizar marcadores de documento para marcar diferentes tipos de registros médicos, como notas do médico, relatórios de radiologia ou procedimentos operatórios. Se usando arquivamento eletrônico, criar um sistema para nomear os arquivos de documentos será suficiente.
9. Digitalize arquivos mesclados completos em seu banco de dados ou, se usando arquivamento em papel, comece a classificá-los em ordem alfabética. Se optou por armazenamento eletrônico, este processo pode já ter sido concluído no Passo 4, se foram salvos individualmente em formato eletrônico desde o início.

Acompanhamento Pós-Fusão

10. Revise o novo sistema de arquivamento de registros médicos com todos os membros da equipe para garantir que todos saibam como usar e manter os arquivos corretamente. Pode ser útil também escrever um manual de treinamento sobre como usar o novo sistema como referência para funcionários atuais e futuros.
11. Resolva quaisquer problemas com o novo sistema conforme surgirem. Se optou por sistema de arquivamento eletrônico, mantenha contato regular com o serviço de TI do software para resolver falhas ou agendar atualizações de software.
12. Continue a mesclar novos registros médicos conforme adquiridos. Também pode ser benéfico implementar um procedimento anual de purga de registros se optou por manter apenas um determinado período de informação.