Como mesclar registros médicos

Cada consultório médico ou departamento do hospital tem sua própria maneira de manter registros dos pacientes . Quando vários escritórios ou departamentos fundir, assim, também, os registros médicos devem ser mesclados , assim como para evitar duplicações ou erros na assistência ao paciente. Enquanto o processo de fusão de registros médicos é complicado e um tanto tedioso , ter um sistema de registros precisos pode garantir a precisão e eficiência quando concluído. Coisas que você precisa
Registros médicos
software Medical dados ( arquivamento eletrônico )
Scanner ( depósito eletrônico )
pastas de arquivamento ( arquivamento de papel )
bandeiras de documentos ( arquivos em papel )
Arquivo
TI pessoal de apoio
trituradora de papel ou serviço retalhamento
Show Mais instruções de armazenamento ( arquivamento de papel )
equipe médica treinada
Criar um Plano de
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Selecione um método de registros de manutenção que trabalha para o seu consultório médico. Discuta com todos os departamentos e pessoal de escritório como uma fusão de registros médicos podem potencialmente afetar cada departamento. Peça sugestões sobre o tipo de sistema de manutenção de registros seria melhor trabalhar para o seu consultório médico (eletrônico , papel ou uma combinação) .
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Escolha quais os registros do escritório servirá como as originais, e que os registros do escritório serão fundidos em --- se fundir mais de um cargo ou departamento. O departamento de registros originais deve ser o único com a informação mais completa. Por exemplo, nem todos os pacientes atendidos em uma clínica geral também são vistos por um departamento de radiologia , de modo que a prática geral teria pacientes mais individuais e mais registros por indivíduo. Durante esta etapa, você também deve decidir qual sistema de numeração de identificação do paciente que vai ser usado em frente.
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Defina um prazo para quando a fusão tem de ser completa, e decidir quem vai ser responsável por supervisionar o processo dentro de cada departamento. Ter uma pessoa de cada escritório ou departamento de supervisionar o resto do pessoal vai garantir uma fusão suave. Ao definir um tempo para o seu fusão, o seu principal objectivo deve ser o de decidir se quer ou não trabalhar será concluída durante ou após o horário comercial , ou se o escritório será fechado durante o projeto para permitir que você terminar em um tempo mais curto .

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Selecione e comprar o software que você irá usar para manter seus dados de registros médicos , uma vez que é mesclado . Organizar para o suporte de TI para ser chamada durante o processo de fusão para ajudar , se necessário. Se você optar por usar arquivos em papel em vez disso, comprar todos os fornecimentos extras que você pode precisar , tais como pasta de arquivo ou prateleiras para acomodar o aumento de tamanhos de arquivo em decorrência da incorporação .
Completo processo de fusão

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Treine sua equipe de acordo com o processo que você escolheu para completar a fusão de registros médicos . O melhor processo para fundir registros médicos é trabalhar através de um departamento de registros do escritório de ou em um momento em ordem alfabética. Uma vez que um conjunto de registros foi digitado em seu sistema (incluindo informações básicas do paciente ), você pode então começar a mesclar o resto dos registros nos arquivos de papel ou inseri-los no sistema.
6 Entrando preciso informações do paciente é fundamental para o processo global de fusão .

começar a inserir dados demográficos do paciente em seu novo sistema ou a criação de novas pastas (se estiver usando arquivos em papel ) para cada paciente, com base no conjunto original de registros que você escolheu para ser o seu ponto de partida no Passo 2 da Seção 1. Como você entrar em cada paciente no sistema , anote o novo número de identificação (se aplicável) e faça as atualizações das informações demográficas básicas do paciente.
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Classificar seu conjunto original de registros em ordem cronológica do mais recentes no topo para a mais antiga no fundo, se eles são cópias em papel . Se os originais estão em formato eletrônico, o processo de fusão pode ser um pouco mais difícil , dependendo de como os arquivos eletrônicos estão sendo armazenados . Se cada nota gráfico foi salvo individualmente tudo o que é necessário é renomear os arquivos para corresponder ao seu novo sistema de arquivamento . No entanto, se seus arquivos eletrônicos estão em grupos maiores ou um arquivo grande por departamento , pode ser melhor para imprimi-los e classificá-los dessa forma.
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começar a mesclar seus arquivos secundários para os originais. Comece com um departamento ou escritório de cada vez e classificar arquivo de cada paciente para o original, novamente em ordem de data . Se estiver usando arquivamento de papel , você pode querer considerar a utilização de bandeiras de documentos para marcar os diferentes tipos de registros médicos, ou seja, notas médicas, relatórios de radiologia ou procedimentos operatórios. Se estiver usando arquivamento eletrônico , criando um sistema para nomear os arquivos de documentos será suficiente.
9 Mudar para arquivamento eletrônico pode ser entediante, mas pode ser mais eficiente no longo prazo .

Digitalizar arquivos mesclados completos em sua base de dados ou , se estiver usando o arquivamento de papel , comece a classificá-los em ordem alfabética . Se você optou por armazenamento eletrônico , este processo pode já ter sido concluído no Passo 4, se eles foram salvos individualmente em formato electrónico , para começar.
Post Merger Acompanhamento
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Reveja os novos registros médicos sistema de arquivamento com todos os membros da equipe para garantir toda a gente sabe como usar com precisão e manter os arquivos . Pode ser útil para escrever também um manual de formação sobre como utilizar o novo sistema como uma referência para os empregados atuais e futuros.
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Exercite-se quaisquer problemas com o novo sistema que possam surgir. Se você optou por um sistema de arquivamento eletrônico, manter contacto regular com o serviço de TI do software para trabalhar quaisquer falhas ou para agendar atualizações de software.
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Continue a se fundir em novos registros médicos como adquirido. Ele também pode ser benéfica para implementar um registros anuais purga procedimento se você optou por manter apenas um determinado período de tempo no valor de informação.