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HIPAA e Envio de Informações do Paciente por E-mail

A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) é uma lei federal que fornece proteção de privacidade para informações pessoais de saúde contidas em formato eletrônico. A HIPAA não se aplica apenas a provedores de saúde, mas também a entidades que processam ou armazenam informações pessoais de saúde, incluindo serviços de atendimento que encaminham informações pessoais de saúde a provedores de saúde.

Acesso a Informações do Paciente Armazenadas Eletronicamente

A HIPAA desencoraja o acesso desnecessário a informações pessoais de saúde armazenadas eletronicamente. Os regulamentos também exigem informações detalhadas sobre o acesso de funcionários a informações do paciente. Por exemplo, call centers devem auditar quem tem acesso a informações do paciente armazenadas eletronicamente. O log de auditoria deve relatar a data e hora do acesso, bem como o nome ou número do funcionário.

Formato e Criptografia de E-mail

Funcionários devem limitar informações do paciente ao usar e-mail. A HIPAA exige criptografia de e-mails contendo informações do paciente transmitidos pela Internet. Software especial permite que usuários recuperem e-mails criptografados usando uma senha segura.

Notificação de Violação

Em caso de acesso, uso ou divulgação não autorizada de informações do paciente, a HIPAA exige notificação. Se uma violação de segurança envolver 500 ou mais participantes de plano de saúde, o empregador deve notificar a mídia e o HHS e informar os indivíduos afetados dentro de 60 dias; a notificação aos indivíduos afetados deve incluir: (1) informações sobre a data da violação e como ocorreu, (2) informações sobre a natureza dos dados divulgados, (3) maneiras pelas quais os pacientes afetados podem prevenir danos causados pela violação, (4) descrição da investigação e ações tomadas para evitar divulgações adicionais, (5) informações de contato para indivíduos com dúvidas adicionais.

Entrega da Notificação

A HIPAA descreve requisitos específicos para entregar a notificação a indivíduos afetados por uso ou divulgação não autorizada. Regulamentos exigem que empresas notifiquem indivíduos afetados via correio de primeira classe no último endereço conhecido. Se o indivíduo for falecido, a notificação deve ser enviada ao parente mais próximo. Se uma entidade não conseguir localizar um endereço para um indivíduo afetado, outra forma de notificação é necessária. Além disso, se outra forma de notificação for necessária para 10 ou mais pacientes afetados, a entidade deve colocar um aviso em seu site ou informar uma organização de notícias.

Aplicação e Penalidades

O Escritório de Direitos Civis do Departamento de Saúde e Serviços Humanos dos EUA aplica a HIPAA e investiga violações. Regulamentos da HIPAA estabelecem penalidades monetárias civis e criminais para divulgação de informações do paciente; a HIPAA estabelece penalidades civis de $100 por violação, com máximo de $25.000 por ano civil para todas as violações. Penalidades civis não podem ser aplicadas quando a violação foi devida a "causa razoável e não a negligência intencional".