Durante uma emergência, métodos de comunicação comerciais frequentemente falham ou ficam sobrecarregados, forçando socorristas e oficiais a confiar em métodos alternativos de comunicação. Rádios — sistemas eletrônicos que recebem e transmitem informações através de ondas eletromagnéticas na atmosfera — fornecem alternativas de comunicação compactas, eficientes e confiáveis. Operadores de rádio devem conhecer e usar a etiqueta correta de rádio de emergência para garantir uma resposta apropriada, adequada e oportuna à emergência.
Muitos socorristas com polícia, bombeiros, paramédicos, obras públicas e patrulha rodoviária usam rádios dentro de seus departamentos diariamente. Durante emergências, esses operadores de rádio também devem se comunicar com outros departamentos locais e unidades de jurisdições assistentes, bem como com postos de Comando de Incidente, Centros de Operações de Emergência locais e estaduais, aeroportos, hospitais, veículos de transporte de massa, Centros de Recepção de Evacuação em Massa, abrigos e operações de alimentação em massa. Devido à grande quantidade de tráfego envolvido durante emergências, gerentes de emergência suplementam operadores de rádio e despachantes regulares com funcionários e voluntários adicionais treinados em comunicações de emergência.
Rádios recebem e transmitem em frequências específicas — ou o número de vezes que uma onda de rádio sobe e desce em um período de tempo definido — medido em Hertz, ou seu múltiplo, Megahertz. A maioria dos departamentos de cidade e condado usa rádios operando entre 700 a 899 Megahertz. Outras frequências frequentemente usadas durante emergências incluem 14 a 14.350 Megahertz, 144 a 148 Megahertz e 420 a 450 Megahertz.
Vários departamentos de bombeiros ou polícia podem usar os mesmos códigos para se referir a coisas diferentes. Como múltiplos departamentos podem responder a uma grande emergência, operadores de rádio devem usar linguagem simples em todos os momentos. Isso permitirá que todas as unidades envolvidas com a resposta de emergência se entendam e respondam de maneira oportuna ou com o equipamento correto. Além disso, muitas letras e palavras frequentemente soam similares pelo rádio. Para evitar confusão e mal-entendidos, operadores de rádio devem soletrar nomes e palavras não claras usando um alfabeto fonético. O Centro Nacional Interagências de Incêndio recomenda que operadores de rádio usem o Alfabeto Fonético Internacional.
Durante uma emergência, operadores de rádio devem limitar sua mensagem apenas à informação necessária para uma resposta apropriada. Eles devem evitar incluir comentários pessoais, especulativos e fora do tópico em mensagens de emergência e nunca devem xingar no ar.
Como frequências de rádio podem ser ouvidas por qualquer pessoa com um scanner, operadores de rádio devem evitar enviar informações pessoais ou privadas pelo ar, como nomes de fatalidades, históricos médicos individuais ou listas de residentes de abrigos. Eles devem usar meios alternativos de relatar informações privadas, incluindo máquinas de fax e e-mail em locais com energia elétrica e retransmissão de pacotes em locais usando gerador ou energia de bateria.
Comunicações desempenham papel vital em qualquer resposta de emergência, e frequentemente recebem muita crítica após a emergência. Operadores de rádio devem evitar levar essa crítica para o lado pessoal e devem equilibrar os comentários com seu conhecimento pessoal das habilidades e limitações das comunicações. Em seus relatórios pós-ação, operadores de rádio devem primeiro listar "o que funcionou" durante a emergência, então mencionar "coisas a melhorar", junto com métodos apropriados para melhorar esses itens. Ao reconhecer falhas de comunicação, operadores de rádio devem buscar uma abordagem positiva e construtiva para melhorar comunicações para a próxima emergência.