Médicos preenchem os formulários de reclamação 1500 dos Centros de Serviços de Medicare e Medicaid (CMS) para registrar certos tratamentos e procedimentos médicos prestados a pacientes com números de localizadores de formulário. Esses formulários CMS requerem informações pessoais do paciente, como endereço residencial e onde a lesão ocorreu, se aplicável, informações de seguro e tratamento médico. Os localizadores de formulário podem ser referenciados cruzadamente em outros documentos que dão instruções especiais a médicos e equipe de seguros.
Localizadores de formulário são números no canto superior esquerdo de cada caixa do formulário de reclamação CMS 1500. Esses números podem ter subcategorias se informações adicionais de campo forem necessárias, o que é marcado como uma letra minúscula começando com "a, b, c" e assim por diante.
Localizadores de formulário têm descrições para especificar o tipo de informação que precisa ser adicionada na caixa de campo pelo paciente, médico ou provedor médico. Outros documentos podem referenciar informações especiais listando o número do formulário de reclamação CMS 1500. Uma página de instruções também pode acompanhar o formulário CMS — referenciando os números dos localizadores de formulário — sobre quais campos precisam ser preenchidos pelo médico, companhia de seguros ou paciente.
Quando certos documentos, como uma atualização da companhia de seguros sobre procedimentos de faturamento ou uma solicitação do consultório do médico para instruções especiais de provedor de seguro sobre uma reclamação, referenciam o formulário de reclamação CMS 1500, o documento pode adicionar esclarecimentos adicionais sobre quais campos são obrigatórios e quais não são. Essas descrições de localizadores de formulário especificarão itens, como "obrigatório" ou "obrigatório, se aplicável". Outras palavras que podem ser encontradas incluem "opcional" e "não aplicável". Essas palavras podem estar em negrito ou itálico.
Companhias de seguros podem fornecer tabelas de informações como orientação técnica para inserção de dados em registros computadorizados. Essas tabelas têm instruções especiais usadas por equipe técnica e de negócios em aplicações de software. Essas tabelas referenciam o número do localizador de formulário e a informação eletrônica necessária para o campo.