Retenção de Prontuários Médicos no Estado de Washington: Requisito de 10 Anos Explicado

Sob o WAC 246-310-180, o Estado de Washington exige que profissionais de saúde retenham prontuários médicos por um mínimo de 10 anos a partir do último encontro do paciente.

Detalhes Chave

• Aplica-se a: Todos os profissionais de saúde licenciados (MD, DO, ARNP, PA, DC, ND, LAC, PT, OT, SLP, psicólogos, etc.) e instalações.
• Gatilho: Data do último serviço profissional (visita, procedimento, consulta, gerenciamento por telefone).
• Menores: Retenha até 10 anos após o menor completar 18 anos (ou seja, até os 28 anos) — mais do que os padrões 10 anos.
• Formato: Original ou réplica eletrônica exata (PDF, digitalizado) atendendo aos padrões do WAC 246-310-180(2) (autenticidade, acessibilidade, confidencialidade).
• Destruição: Trituração segura (papel) ou limpeza digital certificada; mantenha registro de destruição (nome do paciente, DOB, datas de serviço, data de destruição, método).

Requisitos Relacionados

• HIPAA: 6 anos a partir da criação/último uso (piso federal) — os 10 anos de WA são mais rígidos.
• Prescrição de Responsabilidade Profissional: 3 anos do ato/1 ano da descoberta (máximo 8 anos); menores suspensos até 18+3y. Retenção de 10 anos cobre isso.
• Medicare/Medicaid: 5–10 anos por regras do programa.

Melhor Prática

• Adote uma política uniforme de 10 anos (ou 10 anos após a maioridade).
• Use prontuário eletrônico com fluxos de trabalho automatizados de retenção/disposição.
• Documente política no manual de conformidade; treine a equipe.