Como Determinar Níveis de Pessoal no Acesso ao Paciente

"Acesso do paciente" refere-se ao processo pelo qual pacientes utilizam recursos de saúde. Seja em hospital ou consultório particular, o processo inclui agendamento, verificação de seguro, registro, aconselhamento financeiro e notificação à seguradora da visita. Como muitas funções se enquadram no acesso ao paciente, determinar níveis adequados de pessoal pode ser desafiador — mas não impossível.

Equipe de Frente (Front-Line Staff)

1. Calcule o número mínimo de funcionários para "manter o negócio funcionando". Algumas áreas exigem pessoal dedicado independentemente do volume de pacientes (ex: sala de radiologia no terceiro turno em hospital).
2. Realize estudo de tempo para determinar, por local de serviço, quanto tempo leva para um funcionário atender completamente um único paciente.
3. Projete volumes de pacientes por hora para cada local de serviço. Todo local com mais pacientes por hora do que um único funcionário pode atender deve ter pessoal adequado. Ex: consultório de mamografia com equipe de recepção que atende 20 pacientes/hora precisará de três funcionários se houver 60 pacientes/hora.
4. Considere tempo de inatividade — almoços, pausas ou treinamentos. Um banco de funcionários temporários pode reduzir a necessidade de cobertura em tempo integral apenas para cobrir algumas horas de pico.

Equipe de Retaguarda (Back Office Staff)

5. Calcule a unidade básica de serviço (UBS) para cada área de acesso ao paciente no back office. A UBS é a medida básica de quanto tempo leva para uma pessoa cuidar de uma única conta de paciente. Ex: em média, um especialista em verificação de internação leva 12 minutos por conta. Para cada área (agendamento, verificação, serviços pré-chegada, planejamento pré-procedimento), determine quanto tempo um funcionário leva para completar uma conta média.
6. Use a taxa UBS para determinar a eficiência do nível atual de pessoal. Ex: se 10 especialistas em verificação levam 15 minutos por conta e trabalham 8 horas/dia, deveriam completar 160 contas/semana. Se apenas 120 contas são adicionadas/semana, a equipe opera a 75% de eficiência e até duas posições poderiam ser eliminadas.
7. Projete necessidades futuras. Se a organização prevê aumento de 5% nas admissões no próximo ano fiscal, multiplique o volume atual pelo aumento para determinar se o pessoal atual suporta a necessidade. Ex: se 10 agendadores agendam 1.000 pacientes/semana a 100% eficiência, aumento de 5% significa que meio agendador adicional será necessário para manter eficiência sem acúmulo.