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Como Gerenciar uma Implementação de EMR em Atenção Primária

Gestão de Implementação de EMR: 18 Passos para Sucesso

O uso de prontuários médicos eletrônicos (EMR) pode ter efeito transformador na saúde nos EUA. À medida que mais práticas implementam EMR, torna-se possível usar dados para coordenar cuidado, reduzir ineficiências e melhorar qualidade. Existem passos básicos para gerenciar implementação em atenção primária.

Planejamento

1. Defina meta final. Antes de iniciar, prática deve ter expectativas claras e realistas sobre metas e prioridades. Use para criar plano que atenda necessidades.
2. Construa equipe multidisciplinar. Equipe pode fazer ou quebrar implementação. Médico ou clínico deve ter papel principal, garantindo adesão da equipe clínica e decisões alinhadas ao cuidado ao paciente.
3. Avalie sua prática. Colete informação atual e histórica: demografia de pacientes, padrões de prática, finanças, composição da equipe, outros dados-chave. Permite refinar metas e identificar áreas para redesenho com EMR.
4. Avalie fluxo de trabalho. Implementação sempre envolve "reformar" procedimentos e espaço físico. Avaliar padrões diários existentes ajuda identificar melhor design para novo sistema.
5. Pesquise antes de selecionar fornecedor. Use planejamento para identificar metas/resultados-chave esperados e priorizar funções. Entidades confiáveis fornecem diretrizes: Institute of Medicine (funções-chave), CCHIT (certificação), sociedades médicas (orientação a membros).

Fase 1: Preparação

6. Instale infraestrutura física. Cabeamento, wireless, estações, laptops, servidores.
7. Teste hardware, cabeamento e rede. Melhor verificar componentes antes de iniciar e descobrir problemas.
8. Treinamento contínuo em informática para todos os níveis. Checklist padronizado garante conhecimento e capacidade. Momento para obter feedback sobre potenciais problemas. Crítico que equipe trabalhe bem junta e entenda expectativas.

Fase 2: Pré-Lançamento

9. Estabeleça e comunique protocolos de uso e troca de informação. Equipe clara sobre regras de privacidade e interface com novo sistema.
10. Continue treinamento baseado em feedback. Detalhes emergem que requerem modificação. Hora de alterar planos de fluxo de trabalho e protocolos.
11. Teste módulos complementares. Ex: prescrição eletrônica, ferramentas extras que interfaceiam com sistema principal.
12. Comunique-se com pacientes. "Avisse" que prática passará por grande mudança; fluxo pode ficar lento/interrompido. Pacientes mais compreensivos se souberem o que esperar.

Fase 3: Usando o Novo Sistema

13. Instale e teste software. Dias antes do "go live", faça simulação real com equipe. Alguns usam funcionários como pacientes simulados para testar em condições realistas. Última chance para corrigir bugs.
14. Pré-carregue dados de pacientes com consultas nas primeiras semanas. Reduz estresse no primeiro dia.
15. Garanta que pacientes saibam que todos estão em modo aprendizagem. Coisas suavizarão quando equipe acostumar-se.

Revisão e Revisão Contínua

16. Continue reuniões para feedback contínuo. Mesmo implementação suave requer modificações até sistema funcionar para todos. Mantenha equipe intacta após lançamento para moral e modificações necessárias.
17. Avalie fluxo de trabalho. Impossível antecipar cada detalhe. Avaliação contínua e feedback importantes para modificações.
18. Continue comunicando-se com pacientes. Sempre haverá falhas. Melhor prevenção: manter pacientes informados, tranquilizar que equipe trabalha para sistema eficiente, agradecer paciência.