A forma como os profissionais de saúde documentam os serviços prestados impacta o prontuário do paciente, a interpretação de sinistros pelas seguradoras e a remuneração dos médicos. Padrões de documentação garantem que os serviços sejam registrados com precisão por meio de anotações detalhadas.
As notas de documentação devem conter: nome do paciente, data do atendimento, códigos médicos dos serviços (codificação), diagnóstico e duração da consulta. Provedores de Medicare e Medicaid devem seguir padrões estaduais e federais para se proteger contra alegações de desperdício, fraude e abuso, segundo o Departamento de Saúde do Estado de Nova York.
A documentação deve ser baseada em fatos, mas também incluir a avaliação pessoal do médico sobre o que observa no paciente. Evidências de progresso devem ser registradas. Dados mensuráveis nos prontuários permitem comparar evolução ou regressão, avaliar padrões de saúde e auxiliar em prognósticos e diagnósticos.