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Conformidade HIPAA: Descarte e Armazenamento Seguro de Informações de Saúde Protegidas

Salvaguardas Físicas Exigidas

HIPAA requer que entidades cobertas usem salvaguardas físicas razoáveis para limitar usos/divulgações acidentais de PHI (Protected Health Information) no descarte e armazenamento. Contêineres seguros para descarte pendente devem ser trancados e acessíveis aos funcionários.

Quatro Áreas de Salvaguarda

• Procedimentos administrativos
• Salvaguardas físicas (foco deste artigo)
• Serviços de segurança técnica
• Mecanismos técnicos

HIPAA não especifica métodos exatos; a entidade deve implementar medidas razoáveis.

Armazenamento de Informações

• Bins seguros (secured bins) para prontuários em consultórios e pequenas práticas.
• Também usados para armazenar documentos destinados à destruição por trituração.
• Documentos recicláveis: coletados nos bins seguros, armazenados em área segura, enviados para destruição fora do local (off-site).

Descarte de Informações

• Entidades cobertas devem ter políticas e procedimentos escritos para descarte de PHI.
• Todos funcionários e voluntários devem ser treinados no descarte.
• Métodos aceitos de destruição (informação ilegível e indecifrável):
  • Trituração (shredding) – corte transversal (cross-cut) ou microcorte
  • Incineração (burning)
  • Polpação (pulping)
  • Pulverização (pulverizing)
• Mídia eletrônica: desmagnetização (degaussing), destruição física de discos, sobrescrita certificada (NIST 800-88).

Checklist de Conformidade

• [ ] Política de descarte escrita e acessível
• [ ] Treinamento documentado de toda a equipe
• [ ] Contêineres trancados para PHI pendente de descarte
• [ ] Fornecedor de destruição certificado (BAA assinado)
• [ ] Certificados de destruição arquivados
• [ ] Log de descarte (o quê, quando, por quem, método)
• [ ] Verificação de eficácia (teste de amostras)