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Etiqueta de E-mail e Telefone para Equipa Hospitalar

A equipa hospitalar comunica com doentes, público e colegas através de e-mail e telefone. A maioria dos hospitais, especialmente os maiores, tem pessoal dedicado a atender e transferir chamadas. No entanto, muitos outros colaboradores também comunicam por telefone. O e-mail é tipicamente entre colegas, mas pode incluir pessoal de outras instalações, empresas parceiras ou, em alguns casos, doentes e público. A etiqueta adequada de e-mail e telefone deve ser usada em todas estas situações.

Envio e Receção de E-mails

Embora o e-mail seja considerado meio informal, tornou-se forma padrão de comunicação entre colegas na maioria dos hospitais. Apesar da rapidez, aplicam-se regras de etiqueta. Ao corresponder com colegas ou pessoal de empresas parceiras, inclua saudação breve, mensagem direta e fecho curto para melhor efeito. Ao corresponder com doentes ou público, trate o e-mail mais como carta formal: inclua data, cabeçalho, saudação, corpo de mensagem organizado e assinatura formal com contactos. Ao receber e-mail de qualquer pessoa, leia e responda atempadamente — dentro de 24 horas, se possível.

Realização de Chamadas Telefónicas

Enfermeiros, médicos e administradores às vezes precisam ligar a famílias, visitantes, outros departamentos, empresas e membros da comunidade. É sempre etiqueta adequada saudar o destinatário e identificar-se ao iniciar a conversa. Ao ligar para fora do hospital, declare brevemente o motivo e pergunte se é boa hora. Ao ligar para outros departamentos ou empresas, pergunte o nome do interlocutor — demonstra interesse pessoal.

Receção de Chamadas

É importante atender chamadas, especialmente de doentes, visitantes ou público, com saudação adequada que informe a localização atingida e a pessoa com quem fala. A maioria dos hospitais tem saudação padrão, ex: "Obrigado por ligar para [hospital/departamento], sou [nome], como posso ajudar?". No mínimo, identificar a localização e o seu nome é etiqueta adequada. Lembre-se de falar sempre clara e lentamente.

Considerações (HIPAA)

É importante que a equipa considere a HIPAA (Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde de 1996) ao comunicar por e-mail ou telefone no trabalho. A HIPAA protege a privacidade dos doentes e a sua informação médica. É ilegal divulgar informação do doente a indivíduos não autorizados pelo doente. A informação só pode ser partilhada com pessoal hospitalar que precise conhecê-la para desempenhar as suas funções.