Em muitos países, cada empregador tem a obrigação de manter e fornecer um local de trabalho saudável e seguro para os empregados. Em algumas áreas, uma política escrita de saúde e segurança é exigida para todo empregador, independentemente do tamanho. Mesmo que uma empresa não seja legalmente obrigada a escrever uma política de saúde e segurança, criá-la pode ser benéfico. Esse tipo de política ajuda os empregados a entender como melhor reduzir seus riscos e previne situações problemáticas.
Uma política de saúde e segurança estabelece a abordagem geral e os objetivos para gerenciar considerações de segurança e saúde para cada empresa ou organização. Também abrange os arranjos que a organização implementou para manter os objetivos desejados. Toda política de saúde e segurança deve dizer quem faz quais trabalhos na organização, quando os fazem e como os trabalhos são realizados. Ela define a maneira segura de realizar o trabalho.
Locais de trabalho que possuem uma política escrita de saúde e segurança podem reduzir a chance de acidentes e lesões. Ao considerar os possíveis riscos à saúde no local de trabalho, uma organização pode tomar medidas para reduzir problemas. Organizações que não têm um conjunto adequado de procedimentos podem ter mais acidentes, ou podem ter dificuldade em decidir o que fazer em caso de lesão no trabalho. Até empresas muito pequenas podem se beneficiar de um conjunto escrito de procedimentos para melhorar a saúde e segurança no trabalho.
A maioria das políticas de saúde e segurança tem três partes básicas. A primeira é a declaração de intenção — a parte que informa aos leitores a intenção da organização ao escrever as políticas. A segunda inclui detalhes da organização, como quem é responsável pelas preocupações de segurança e saúde em uma determinada empresa. A última parte é a seção de arranjos, que abrange como os principais perigos em um determinado local de trabalho devem ser controlados.
Políticas de saúde e segurança devem ser escritas, mas não precisam ser extremamente complexas ou demoradas. Na verdade, políticas mais legíveis são as mais eficazes — um documento de saúde e segurança que os funcionários tenham dificuldade em ler e entender é menos provável de ser obedecido. Os empregadores podem desejar basear seus documentos em políticas de exemplo existentes, que fornecem diretrizes para ajudá-los a começar.
Políticas de saúde e segurança só são eficazes se os empregados as seguirem. Elas devem ser revisadas quanto à eficácia anualmente, ou até mais frequentemente. As revisões também devem ocorrer sempre que processos de trabalho, equipamentos, empregados ou locais de trabalho mudarem. Uma política de saúde e segurança desatualizada pode causar problemas significativos e aumentar o risco.