A Administração de Segurança e Saúde Ocupacional (OSHA), agência federal responsável por toda legislação de segurança e saúde, exige que as empresas mantenham fichas de dados de segurança arquivadas para todos os produtos químicos.
A função número um das fichas de dados de segurança é proporcionar segurança no local de trabalho. Estas fichas listam perigos de segurança, especificidades de armazenamento, ingredientes, efeitos no meio ambiente, medidas de primeiros socorros e métodos de descarte. Também abordam manuseio e armazenamento e fornecem informações regulatórias. Se for um produto químico inflamável, estas fichas até fornecem medidas de combate a incêndio.
O departamento de manutenção de uma instalação geralmente é encarregado de manter um arquivo das fichas de dados de segurança. Elas costumam ser colocadas em um fichário com todos os outros dados de emergência e segurança da empresa. Estão disponíveis na Internet, mas é sempre necessário manter cópias físicas em caso de queda de energia ou falha na Internet.
É responsabilidade dos fabricantes de produtos químicos distribuir as fichas de dados de segurança aos seus clientes. Reunir estas fichas tornou-se muito menos complexo devido à Internet; muitos sites gratuitos têm listas atualizadas de todos os produtos químicos disponíveis mediante solicitação.