Comunicar-se eficazmente significa expressar suas opiniões e ideias de forma calma e compreensível e, por sua vez, permitir a outra pessoa a mesma oportunidade. Quando uma pessoa domina a conversa, comunicação eficaz é impossível. Negatividade e amargura prevalecem, e uma ou ambas as pessoas abandonam a conversa sem resolver adequadamente a questão. Sem conversa digna e justa, barreiras de comunicação surgem e questões não resolvidas são inevitáveis.
Usar tom de voz controlador para fazer seu ponto impede a outra pessoa de realmente ouvir seu ponto de vista. A mensagem é "Estou certo e você está errado" quando alguém fala em tom condescendente e menosprezante.
Ao tentar expressar algo que o perturba ou confunde, dizer "você faz isso" ou "é tudo culpa sua" imediatamente coloca a outra pessoa na defensiva. Usar a abordagem de "mensagem eu" soará mais gentil e reduzirá estresse no receptor.
Pessoas que agem com superioridade em uma conversa dirigem, aconselham ou desmoralizam a outra pessoa na tentativa de fazer seu ponto. Este tipo de comunicação leva a reter informação de ambos os lados, o que, por sua vez, fomenta ressentimento no relacionamento.
Não adianta falar sobre um problema ou discutir algo quando uma pessoa não é honesta. Comunicação circunlóquia é conhecida como "falar em torno de uma questão", não abordá-la. Este comportamento deliberado frequentemente inclui declaração "nós", como "Nós não gostamos do seu trabalho", quando, na verdade, apenas uma pessoa não gosta do seu trabalho.
Comunicadores seletivos dizem à pessoa apenas o que acham que ela deve saber. Esta é comunicação injusta porque não dá ao receptor chance de decisão informada, e coloca o comunicador inicial em vantagem injusta. Ligar para uma creche e perguntar se criança pode frequentar com resfriado, omitindo que também tem febre baixa, por exemplo, não dá à creche toda informação necessária para decidir.
Se uma pessoa não está ouvindo a outra — seja falando por cima ou com linguagem corporal — a frustração aumenta e pontos precisarão ser repetidos. Ambos precisam de chance justa e ininterrupta para expressar sentimentos.
Se alguém está tentando comunicar algo, reconhecer os sentimentos da pessoa ajudará ela a expressar decepção. Isso pode ser feito sem aceitar culpa ou concordar com a pessoa. Dizer coisas como "Entendo que isso o deixou inseguro" ou "Percebo agora como isso o deixa com raiva" coloca a outra pessoa à vontade para continuar a conversa.
Estar com raiva — seja em estado físico ou emocional — apenas exacerba a situação e sufoca comunicação eficaz. Segundo a Associação Americana de Psicologia, permitir que todas suas emoções saiam pela boca é contraproducente e não saudável ao comunicar. Isso simplesmente escala a raiva e nada faz para resolver a situação.