A codificação médica é fundamental em hospitais, consultórios e outras instalações para comunicar informações às seguradoras sobre procedimentos que um paciente recebe e os motivos médicos do tratamento. A Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde de 1996 (HIPAA) estabelece os padrões para codificação médica. Alguns oficiais médicos oferecem treinamento em codificação, mas a maioria dos codificadores obtém um diploma de associado de uma faculdade credenciada seguido de certificação.
A terminologia médica é parte essencial da codificação. Um codificador deve conhecer termos como "anterior" (frontal) ao revisar prontuários para codificar. Outro exemplo é "rádio" (antebraço). A terminologia permite ao codificador determinar quais procedimentos foram realizados e qual diagnóstico denota necessidade médica.
Médicos e equipe realizam procedimentos nos pacientes. A Associação Médica Americana (AMA) tem padrão para faturar procedimentos usando o manual Terminologia de Procedimentos Atuais (CPT). A codificação médica consiste em associar os procedimentos realizados aos códigos CPT de cinco dígitos. Vários procedimentos podem constar em um formulário de reivindicação, mas cada um deve ser datado para indicar quando foi realizado.
A Classificação Internacional de Doenças (CID/ICD) é usada junto com códigos CPT para transmitir, para fins de faturamento, o diagnóstico ou sintoma que denota necessidade médica para os procedimentos. Códigos de diagnóstico podem ser usados múltiplas vezes e associados a vários códigos de procedimento em um formulário. Consistam de três números e podem ter até duas casas decimais. Exemplo: código 320 representa meningite bacteriana.
O Sistema Comum de Codificação de Procedimentos de Saúde (HCPCS) codifica serviços e suprimentos não médicos. Os Centros de Serviços Medicare e Medicaid (CMS) fornecem este sistema. Órteses ou cadeiras de rodas são exemplos de itens sob esta codificação.
A codificação médica requer modificadores em alguns casos. Seguradoras usam modificadores para obter informações mais precisas sobre um procedimento. Exemplo: se um paciente faz raio-X no pulso esquerdo, adiciona-se "LT" ao código do procedimento para representar "left" (esquerdo).