Retenção de Prontuários Médicos: Requisitos Federais e Estaduais

Os períodos de retenção variam por jurisdição, tipo de registro e idade do paciente. Estruturas-chave:

Linha de Base Federal dos EUA

• HIPAA: 6 anos a partir da criação ou último uso (o que for mais tarde) para entidades cobertas.
• Medicare/Medicaid: 5–10 anos dependendo do tipo de provedor (Condições de Participação do CMS).
• OSHA: 30 anos para registros de exposição/médicos (substâncias tóxicas).
• CLIA: 2–10 anos para registros de laboratório (complexidade do teste).

Leis Estaduais (Exemplos)

• Califórnia: 7 anos (adultos); 7 anos após o 18º aniversário (menores).
• Nova York: 6 anos; menores até os 22 anos.
• Texas: 7 anos a partir do último tratamento; menores até o 21º aniversário ou 7 anos.
• Flórida: 5 anos (médicos); 7 anos (hospitais).

Categorias Especiais

• Pediatria: Tipicamente até a maioridade + prescrição (geralmente 7–10 anos após os 18).
• Obstetrícia: Frequentemente 10–25 anos (reclamações por lesão no nascimento).
• Psiquiatria/Abuso de Substâncias: Confidencialidade mais estrita; às vezes retenção mais curta, mas complexa.
• Pacientes Falecidos: Específico do estado (geralmente 5–10 anos após a morte).

Melhor Prática

• Adote o período mais longo aplicável entre requisitos federais, estaduais, pagadores e de acreditação.
• Destruição segura (trituração/queima/wipe digital) com registro.
• Registros eletrônicos: garanta migração/acessibilidade ao longo do tempo.

Consulte um advogado de direito da saúde para política específica da organização.