Quando um paciente chega vivo ao hospital, o médico que supervisiona seu cuidado é chamado de "médico assistente" no atestado de óbito. Se o paciente morrer durante o turno desse médico, é responsabilidade dele registrar a hora em que determinou que o paciente não podia mais ser reanimado. Se o paciente morrer quando o médico assistente não estiver de plantão (ex.: estabiliza o paciente, vai para casa no fim do turno e o paciente morre duas horas depois), outro médico pode atuar como "médico declarante" para registrar a hora do óbito.
Se o paciente chega "morto na chegada" (MNC), a hora e causa da morte devem ser estimadas pelo médico, baseando-se em sinais fisiológicos e testemunho de socorristas. Dependendo do histórico médico, autópsia e relatório toxicológico geralmente são solicitados. Nesse caso, cabe ao médico legista ou coroner estimar a hora da morte.
Em seguida, o corpo é enviado ao necrotério para armazenamento enquanto o formulário padrão de certidão de óbito é preenchido. Geralmente, o médico assistente informará local, hora e causa suspeita da morte. Além disso, o médico marca caixas ao lado de certas condições médicas ou circunstâncias que podem ter contribuído para a morte.
Se o médico não tem certeza da causa da morte, pode completar o resto do relatório enquanto aguarda relatórios toxicológicos ou de autópsia. Caso contrário, escreve "Desconhecida" em "Causa da Morte" e chama o escritório do médico legista/coroner para investigar o corpo. Neste ponto, o médico preenche tudo mais no atestado, mas transfere a responsabilidade de completar a seção "Causa da Morte" para o legista/médico legista.
Uma vez que o médico assistente e/ou legista completaram a parte médica do formulário, o atestado é enviado ao diretor funerário escolhido pela família. O hospital faz uma cópia e o corpo é transportado do hospital para a funerária.
O diretor funerário, seguindo os desejos da família, embalsama ou crema o corpo, registrando técnicas e produtos químicos usados no atestado. Após o sepultamento, o diretor funerário arquiva o atestado de óbito completo no departamento estadual de saúde e serviços humanos.
Finalmente, o Sistema de Registro de Estatísticas Vitais do governo federal coleta registros estaduais de atestados de óbito anualmente e compila os dados. Essa informação ajuda legisladores e institutos de políticas públicas a tomar decisões importantes sobre gastos em saúde e financiamento de pesquisas médicas.