Como Lidar com Dados de Referência Médica

Seu paciente senta em mesa de exame coberta apenas por lençol de papel enquanto alguém faz perguntas sobre sintomas. Dedos voam sobre teclado e, ao fim da anamnese, o assistente salva dados e encaminha a especialista para segunda opinião. Como profissional de saúde, você sabe que a responsabilidade de transmitir dados sensíveis tornou-se grande preocupação, por isso considere estas dicas para proteger pacientes e sua reputação.

Itens Necessários

• Sistema computacional
• Programas de criptografia
• Cópia do Privacy Act de 1974
• Software de segurança
• Sistema de backup seguro
• Sistema de verificação de funcionários
• Serviço de trituração comercial

Instruções

1. Entenda — e certifique-se que todos com acesso a informações de referência entendam — a linguagem do Privacy Act de 1974, que descreve limites e parâmetros de divulgação de informações médicas e limitações de comunicações sob esta lei.

2. Adquira sistema computacional para comunicações inter e intra-escritório compatível com software de segurança mais recente. Respeite complexidade de redes e perigos de dados de referência caírem em mãos não autorizadas.

3. Peça ao departamento de TI para criar protocolos protegidos por senha no sistema e recomendar cronograma rotativo de troca de senhas. Solicite instalação de firewalls para que registros não sejam acessados por hackers ou destruídos por vírus. Instale programa de criptografia para disfarçar dados de referência gerados pelo seu escritório para que não sejam compreendidos fora do círculo do escritório.

4. Armazene biblioteca completa e atualizada de todas as comunicações de referência em sistema de backup seguro fora do local (off-site), acessível apenas às mais altas autoridades "need to know". Adicione medida de segurança usando sistema de codificação que identifique arquivos de referência por números únicos que não correspondam aos do escritório de origem.

5. Implemente política exigindo que pessoal triture documentos sensíveis após salvamento digital. Contrate serviço de coleta de dados para remover e incinerar todos documentos manuscritos com informações privadas em papel, incluindo impressões, faxes e documentos de referência manuscritos.

6. Exija verificação de antecedentes para funcionários com acesso a dados de referência. Responsabilize pessoal por compartilhamento de documentos relacionados ao Privacy Act. Alerte sobre perigos de manuseio inadequado: perda de receita, multas, sanções que ameaçam licenças e reputações.

7. Adicione engenheiro de sistemas clínicos à equipe com supervisão sobre política, integração, implantação e codificação de sistemas médicos interconectados. Exija análises de vulnerabilidade contínuas e checks and balances para que dados de referência sejam protegidos desde coleta até transferência a outra fonte médica.