Um transcritor precisa de dispositivo de gravação para manter material verbal original, headset para ouvir quando reproduzido, processador de texto ou computador para transcrever e pedal de pé para pausar gravação quando fica atrás na digitação. Também pode precisar de baterias ou carregadores. Se gravador for digital, pode precisar de cartão de memória extra.
Transcritores podem ter que transcrever material em ampla gama de áreas. Em vez de aprender todos os termos técnicos e jargões, podem confiar em livros de referência, físicos ou online. Transcriptiongear.com, por exemplo, oferece dicionários médicos, livros de referência de fármacos, guias de abreviações médicas e livros cobrindo terminologia específica como ortopédica e gastrintestinal.
O site Medical-transcription1.com lista software que pode melhorar produtividade do transcritor. Inclui programas expansores de palavras que transformam poucas letras digitadas em palavra completa, e programas de verificação ortográfica projetados especialmente para vocabulário médico.