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Tipos de armazenamento de prontuários médicos

Prontuários médicos incluem histórico, exame físico, relatórios laboratoriais, medicamentos e cirurgias. Manter registros em um local seguro para proteger o paciente é o aspecto mais importante a considerar ao armazenar informações. Prontuários de pacientes não podem ser removidos de uma instalação exceto por ordem judicial, intimação ou exigência legal, por isso é essencial ter arquivos em uma área segura e protegida com acesso limitado. Tipos de armazenamento de prontuários médicos incluem armários ou salas trancadas e computadores.

Papel

Tradicionalmente, prontuários médicos eram todos feitos em papel e guardados em um armário de arquivos. Arquivos em papel ocupam muito espaço exigindo espaço extra, especialmente em um grande consultório. Em 2003, a Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguros de Saúde (HIPAA) promulgou leis sobre informações de saúde protegidas que impedem pessoas não autorizadas de obter acesso a prontuários de pacientes. Isso exige ter um sistema onde os arquivos são mantidos em um armário, sala ou prédio trancado com um número limitado de pessoas tendo acesso. Aqueles que têm acesso podem ser obrigados a usar chaves, passar um cartão de ID ou digitar um código em um teclado para obter admissão.

Combinação Papel e Computador

A maioria dos consultórios tem software de computador que permite que a equipe do consultório insira ou digitalize informações do paciente no sistema ou o médico insira diretamente de um mini-laptop ou outro dispositivo eletrônico, limitando o armazenamento físico de arquivos. Prontuários médicos precisam ser mantidos por cerca de sete anos, exigindo grande memória de computador. É importante ter um sistema para rastrear registros, especialmente quando arquivos são divididos entre armazenamento físico e computador. Também é importante proteger o sistema com senhas que são alteradas frequentemente e limitar o número de funcionários que têm acesso às informações.

Prontuário Eletrônico de Saúde

O impulso mais atual tem sido em direção a um sistema nacional padronizado de prontuário de saúde onde todos os registros de um paciente são combinados em um banco de dados e podem ser acessados de qualquer médico em qualquer instalação. Este tipo de armazenamento de prontuário médico é mais seguro para o paciente devido a tudo estar em um só lugar. Um médico que acessa a informação terá todo o seu histórico, relatórios e medicamentos de todos os lugares onde você já esteve em qualquer estado, reduzindo o potencial para erros médicos. Salvaguardas precisam estar em vigor para prevenir perda, destruição e adulteração de informações.

Prontuário Pessoal de Saúde

Este tipo de armazenamento de prontuário médico, também chamado de prontuário de saúde portátil, é controlado e mantido pelo paciente. O dispositivo pode ser algo que você carrega, como um pen drive USB, ou mantido on-line com uma conta protegida por senha. Todo histórico médico é reunido de todas as fontes em um só lugar por importação, digitalização ou entrada de dados pelo próprio paciente. É importante manter esta informação precisa e atualizada para evitar erros médicos.