Requisitos de retenção de registros do Medicaid

A Lei de Portabilidade de Seguro de Saúde aprovada pelo Congresso em 1996 estabeleceu um padrão universal para o manuseio de registros médicos físicos e eletrônicos. A lei restringe o acesso a registros médicos e padroniza a duração do tempo de retenção de registros antes que possam ser destruídos ou apagados. O Medicaid é um plano de seguro saúde patrocinado federalmente que é administrado independentemente por cada estado. Como resultado, as regulamentações de retenção de registros para o Medicaid podem diferir dos padrões HIPAA e também podem variar de acordo com o estado.

Instalações de Retenção de Registros

Registros médicos devem ser completados e mantidos para cada paciente que entra na instalação médica para cuidados tanto internos quanto ambulatoriais. Os Centros de Serviços Medicare e Medicaid exigem que a instalação médica utilize um sistema de identificação de autor e manutenção de registros para garantir a segurança e confidencialidade completas de todos os registros. A proteção de registros eletrônicos é obrigatória pelo uso de banco de dados com acesso restrito a usuários, proteção por senha e criptografia eletrônica, se necessário. A maioria dos estados exige que a instalação mantenha cópias físicas de registros em arquivos trancados e alguns estados também podem exigir o uso de armazenamento à prova de fogo para algumas instalações médicas.

Equipe de Retenção de Registros

Conforme regulamentos estabelecidos pela Lei de Portabilidade e Responsabilidade de Seguro de Saúde e pelos Centros de Serviços Medicare e Medicaid, instalações suficientes devem fornecer acomodação para o manuseio e armazenamento de registros médicos do Medicaid. Um hospital ou consultório médico deve ter uma equipe administrativa de tamanho apropriado para lidar com o fluxo de arquivos do Medicaid e garantir que cada arquivo esteja completo, arquivado com segurança e recuperado de forma oportuna. Além disso, a equipe administrativa deve receber treinamento adequado no manuseio de registros médicos, como procedimentos de codificação médica, arquivamento e como proteger a confidencialidade do paciente restringindo a liberação de registros a partes não autorizadas.

Duração do Armazenamento

Regulamentos padrão exigem que a instalação médica retenha os originais ou duplicatas legalmente reproduzidas de todos os registros médicos por pelo menos seis anos. O Gateway Health Plan indica que alguns regulamentos podem exigir que provedores atendendo um plano Medicaid ou Medicare retenham todos os registros médicos, registros financeiros e relatórios de origem por pelo menos dez anos. Alguns registros do Medicaid são necessários para auxiliar auditorias conduzidas pelo Departamento de Saúde e Serviços Humanos ou pelo Controlador Geral. Algumas instalações médicas estendem o armazenamento de registros do Medicaid como medida de segurança contra possíveis processos, enquanto alguns estados também podem ter requisitos variados para o período de retenção de registros do Medicaid.