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Passos para Implementar um Prontuário Eletrônico (EMR)

Implementação de Sistema de Prontuário Eletrônico do Paciente

Um Prontuário Eletrônico do Paciente (PEP ou EMR, na sigla em inglês) é um arquivo digital que contém as informações do paciente: dados demográficos (nome, idade, endereço), histórico médico, lista de alergias e medicações. Consultórios médicos, hospitais e casas de repouso utilizam EMRs globalmente. São convenientes e ajudam a prevenir erros médicos, pois todos os profissionais de saúde têm acesso ao histórico completo do paciente. A conversão de um sistema de prontuários em papel para um sistema EMR pode ser realizada seguindo alguns passos fundamentais.

Passos para Implementar um Sistema EMR

1. Escolha o Software EMR Adequado

Selecione o software EMR mais adequado ao consultório ou instituição. O sistema deve ser compatível com a infraestrutura de TI existente e de fácil utilização para a equipe. Programas EMR podem ser adquiridos de empresas de software, distribuidores de materiais médicos ou online. Instale o software escolhido no sistema computacional da instituição. Teste o sistema para garantir seu funcionamento correto antes do uso clínico. Consulte um especialista em TI ou no programa para esclarecer dúvidas ou corrigir problemas. Sistemas computacionais mais antigos podem precisar de atualização ou substituição para serem compatíveis com o software EMR.

2. Treine a Equipe no Uso do Sistema

Após a instalação e validação do funcionamento, treine a equipe para utilizar o programa EMR corretamente. O treinamento pode ser individual ou em grupo. Ensine os funcionários a acessar o sistema e criar um prontuário eletrônico. Demonstre como inserir, alterar e excluir informações em um arquivo. Esclareça dúvidas e preocupações da equipe. Atribua IDs de usuário e senhas a todos que necessitem acessar prontuários. Configure restrições de acesso quando necessário para garantir a privacidade do paciente, limitando o acesso a informações sensíveis. Por exemplo, a equipe de faturamento pode ter acesso restrito apenas às informações de cobrança.

3. Crie Prontuários Eletrônicos para Cada Paciente

Crie um arquivo EMR para cada paciente atendido. Reúna as informações necessárias do prontuário em papel existente. Insira os dados de cada paciente nos respectivos arquivos EMR, garantindo que as informações sejam inseridas corretamente nas seções apropriadas para evitar erros. Revise todos os arquivos EMR para assegurar precisão e atualização. Digitalize documentos como termos de consentimento para tratamento no prontuário eletrônico do paciente. Salve o prontuário a cada inserção ou exclusão de informação.

4. Comunique a Transição para o Sistema EMR

Informe pacientes, demais profissionais de saúde e instituições que o consultório migrou para o sistema EMR. Forneça IDs de usuário, senhas e restrições de acesso aos demais profissionais conforme necessário. Ensine aqueles não familiarizados com o sistema a acessar, adicionar ou alterar informações no prontuário eletrônico. Explique aos pacientes que seus registros foram convertidos de papel para formato eletrônico e responda a quaisquer dúvidas. Destaque a simplicidade do sistema e seus benefícios: permite que múltiplos profissionais acessem o arquivo e revisem as informações, o que pode reduzir erros médicos decorrentes de falta de informação.

5. Mantenha os Registros Atualizados

Atualize os registros e faça alterações sempre que necessário. A cada consulta, pergunte ao paciente se alguma informação (endereço, convênio, etc.) mudou desde a última visita. Se houver alterações, insira as informações corretas no EMR e salve. Atualize os prontuários sempre que exames diagnósticos forem solicitados. Adicione resultados e novos diagnósticos conforme necessário. Alerte os profissionais de saúde quando alterações como resultados de exames forem inseridas no prontuário do paciente.