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Conformidade HIPAA para Organizações: Guia Completo

O Health Insurance Portability and Accountability Act de 1996 (HIPAA) estabelece requisitos legais para proteção de informações de saúde pessoais. HIPAA afeta organizações usando armazenamento e transmissão eletrônica de prontuários. Organizações que devem cumprir: provedores de saúde, seguradoras, planos de saúde, clearinghouses de saúde e associados de negócios. Alguns empregadores também devem cumprir.

Áreas Principais de Conformidade

Segurança e Acesso a Informações do Paciente

Hospitais e provedores devem proteger privacidade de "informações de saúde identificáveis individualmente", seja em papel, verbal ou eletrônico. Organizações devem ter políticas definindo acesso baseado em função (role-based) para tratamento, pagamento ou operações. Apenas staff com necessidade de saber acessa prontuários eletrônicos.

Atividades de Interesse e Benefício Público

Organizações devem conhecer prioridades nacionais designadas permitindo divulgação de informações protegidas sem consentimento do paciente. HIPAA identifica 12 "propósitos de interesse público", cada um com limitações/condições para equilibrar interesse público e privacidade. Divulgações permitidas: recalls de dispositivos FDA, proteção de vítimas de violência doméstica/abuso/negligência, atividade criminosa suspeita, resposta a ordens judiciais.

Empregadores

Empregadores podem receber informações de saúde sobre lesão laboral do empregado. Se oferece enfermeiro no local, programa de bem-estar ou plano de seguro autosegurado, deve prover mesmas proteções de privacidade/segurança de registros de hospitais/consultórios.

Treinamento Contínuo

Empregadores sujeitos a HIPAA devem treinar novas contratações e fornecer treinamento em atualizações. Também devem treinar após violações de HIPAA.

Organizações Oferecendo Contas de Gastos Flexíveis (FSA)

Se empregador oferece FSA (reserva pré-imposto para despesas médicas), deve garantir que administrador do FSA cumpra HIPAA. Pode precisar acordo de "associado de negócios" compatível com HIPAA com administrador.

Procedimento Escrito para Investigação de Queixas

Organizações devem ter plano escrito para investigar queixas HIPAA. Regras não exigem procedimento escrito, mas organizações podem usá-lo como documentação de ações para investigar, remediar e resolver. Documentação investigativa também previne recorrência. HIPAA pode conceder 30 dias para corrigir infração não intencional.

Multas

Organizações que não cumprem mandatos HIPAA de proteger privacidade/segurança de informações podem enfrentar multas de $100 a $50.000+ por violação. Office for Civil Rights notifica falha e organização tem oportunidades de apresentar evidências que reduzam penalidade.