Como Controlar Documentação de Treinamento de Segurança

Instalações médicas são especialistas em lidar e prevenir emergências. Mesmo quando não há uma emergência ativa, os hospitais preocupam-se em preveni-las através de segurança adequada — incluindo a de funcionários, pacientes e visitantes. Além do treinamento para operações suaves, os hospitais devem considerar a prevenção de processos judiciais e reivindicações de compensação de trabalhadores, bem como a conformidade com os requisitos da federal Occupational Health and Safety Administration (OSHA) e da Joint Commission for the Accreditation of Hospitals Organization. As administrações hospitalares rastreiam a documentação do treinamento de segurança para garantir e comprovar que suas equipes foram devidamente treinadas.

Passos para o Controle Efetivo

1. Designe um escritório ou cargo responsável por coordenar o treinamento e a documentação de segurança. Algumas instalações dão essa responsabilidade a Recursos Humanos, enquanto outras optam por setores mais especializados.

2. Crie listas de verificação (checklists) detalhando todos os módulos de treinamento de saúde e segurança para referência dos funcionários. Embora alguns hospitais forneçam todo o treinamento necessário internamente para garantir educação completa, outros pedem que a equipe faça cursos externos para certos componentes. As listas ajudam a entender o que precisam providenciar.

3. Elabore descrições dos cursos de treinamento de segurança detalhando todos os elementos ensinados. Inclua uma declaração de que o curso foi ministrado e que o funcionário o frequentou e aprovou. Exija assinatura de instrutores e funcionários ao final de cada módulo. Arquive cópias tanto no prontuário do funcionário quanto nos arquivos de conformidade de treinamento de segurança.

4. Compre ou crie cursos de treinamento de segurança online via Intranet da instalação. Exija que funcionários fazendo módulos online entrem com seus logins e senhas para que o sistema rastreie quem está fazendo o curso e envie confirmação eletrônica de cursos concluídos e aprovados ao responsável pelo treinamento.

5. Exija que seu oficial de segurança ou responsável pelo treinamento participe de todos os cursos presenciais. Ele deve chamar a lista, verificar identidades dos participantes e garantir que cada um assine formulários reconhecendo o treinamento. Ele não apenas controla toda a papelada, garantindo que esteja completa, correta e arquivada imediatamente, mas também atua como testemunha do curso e dos presentes, caso algo venha a ser questionado.