Como Evitar Violações HIPAA

Contexto

Uso crescente de tecnologia na saúde agiliza acesso a prontuários, mas transferência eletrônica de informações de saúde protegidas (PHI) expõe a vazamentos e uso indevido. HIPAA (1996) tem dois propósitos: 1) padrões nacionais para transferência eletrônica de PHI; 2) salvaguardas adicionais à privacidade do paciente. Entidades cobertas enfrentam multas severas; indivíduos podem pegar prisão por violações. Medidas proativas evitam queixas e investigações.

Medidas Proativas

1. Revise políticas de privacidade. Regra de Privacidade HIPAA define quem acessa PHI e como pode ser usado. Organizações devem designar Privacy Officer para monitorar conformidade. Garanta que todo paciente receba aviso escrito de práticas de privacidade e que esteja afixado visivelmente. Aviso deve informar como/quando PHI pode ser divulgado. Para uso fora do permitido, necessária autorização escrita do paciente.
2. Revise políticas de segurança da PHI. Regra de Segurança HIPAA estabelece requisitos de proteção administrativa, física e técnica. Designe Security Officer para liderar análise de sistemas, identificar/corrigir riscos e monitorar conformidade continuamente. Acesso a PHI limitado a funcionários que precisam, sempre com senha.
3. Treine equipe em HIPAA e responsabilidades. Associação Médica da Califórnia recomenda revisão anual de políticas. Após revisão, funcionários assinam termo de ciência. Mantenha políticas acessíveis para consulta.
4. Exija acordo de associados de negócio (BAA). Associados (fornecedores software, advogados, contadores) que tocam PHI devem assinar compromisso de cumprir HIPAA.
5. Responda a solicitações de acesso dos pacientes. Pacientes recebem cópias (não originais) dentro de 30 dias. Se prazo não puder ser cumprido, notifique o paciente.