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Dicas para Implementação de Prontuários Eletrônicos (PEP)

Introdução

Manter arquivos em papel em um consultório médico exige muito espaço e muito tempo da equipe — tempo para localizar prontuários de pacientes, especialmente em consultórios grandes. Algumas práticas médicas estão mudando para prontuários eletrônicos (PEP), ou registros eletrônicos digitais, o que elimina esses problemas e leva a uma comunicação mais eficaz e maior eficiência no cuidado ao paciente.

Implementação

Mudar de um sistema baseado em papel para um sistema eletrônico de uma só vez é um grande trabalho, com alta chance de problemas. No entanto, mudar as coisas de forma mais lenta e metódica pode tornar a transição mais suave. Uma implementação mais lenta ajuda o consultório a distribuir os custos e não ocupará muitos funcionários durante o processo. O consultório pode começar a popular o sistema PEP com prontuários de novos pacientes, e adicionar gradualmente prontuários atuais e antigos.

Pesquisa

Diferentes empresas oferecem software de PEP que permite a um consultório mudar de papel para registros eletrônicos. Diferentes empresas oferecem diferentes recursos. Cada consultório deve decidir quais recursos são importantes e quais pode dispensar. Por exemplo, alguns softwares oferecem atualizações gratuitas, enquanto outros podem exigir taxa para atualização. Alguns softwares também oferecem diferentes opções de licenciamento, ditando quem terá acesso aos prontuários dos pacientes.

Médicos da "Velha Escola"

Alguns médicos, especialmente os da "velha escola", podem não se sentir confortáveis confiando uma rede de computadores para armazenar prontuários de pacientes com segurança. Esses médicos preferem ter um papel na mão e saber que está guardado com segurança quando não está em uso. Se consultórios implementarem PEP antes que os médicos estejam confortáveis com a mudança, eles serão relutantes em adotá-los e o sistema PEP terá menos chance de funcionar. Participar de workshops ou ter uma empresa fazer uma demonstração pode ajudar a tranquilizar os médicos da velha escola sobre a transição.

Treinamento

Um dos aspectos mais importantes do uso de PEP é treinar médicos, enfermeiros e outros funcionários para usar o software. Um consultório deve designar alguém para uma posição de liderança que entenda o processo e possa responder às perguntas do resto da equipe. Essa pessoa pode participar de uma sessão de treinamento com a empresa de software para poder responder mais facilmente a todas as perguntas. O líder da equipe pode treinar o resto da equipe que usará o sistema, ou alguém da empresa de software pode vir e realizar um seminário para toda a equipe.