Retenção de Prontuários Odontológicos em Illinois: Requisitos Legais e Melhores Práticas

Conforme a Illinois Dental Practice Act (225 ILCS 25/) e regras administrativas (68 Ill. Adm. Code 1220), dentistas devem reter prontuários de pacientes por um mínimo de 10 anos a partir da data do último atendimento.

Requisitos Principais

• Pacientes adultos: 10 anos após a última visita.
• Pacientes menores: 10 anos após atingir a maioridade (18 anos) → efetivamente até os 28 anos.
• Pacientes falecidos: 10 anos após a data do óbito ou última visita, o que for mais tardio.
• Registros incluem: prontuários, radiografias, modelos, fotografias, correspondência, registros financeiros, termos de consentimento, resultados de exames laboratoriais, encaminhamentos.

Formato e Acessibilidade

• Eletrônico ou em papel aceitável; devem ser prontamente recuperáveis e legíveis.
• Sistemas eletrônicos devem ter backup, trilha de auditoria e segurança compatível com HIPAA.
• Registros devem estar disponíveis para inspeção do Conselho em até 72 horas.

Descartes

Após o período de retenção: destruição segura (triturar papel, limpeza digital certificada). Manter registro de destruição (nome do paciente, intervalo de datas, método, data da destruição, testemunha).

Melhor Prática

Muitas seguradoras de responsabilidade profissional recomendam reter registros indefinidamente ou pelo período de prescrição (geralmente mais longo que 10 anos). Prontuário eletrônico baseado em nuvem com armazenamento perpétuo simplifica a conformidade.