O Departamento do Trabalho dos EUA, através da OSHA, exige que locais de trabalho tenham um conjunto escrito de regras para ajudar empregadores a atingir metas de segurança, desenvolver um plano de emergência ou comunicar sobre materiais e equipamentos perigosos. O governo organizou a OSHA para supervisionar regulamentos que garantam condições de trabalho seguras para empregados e empregadores. Isso é feito aplicando regras de segurança, incentivando estados a garantir condições seguras e fornecendo informação e treinamento. Dependendo do tipo de local de trabalho, a OSHA exige certos programas escritos.
Estas regras exigem a documentação necessária ao relatar acidentes e doenças. Empregadores devem relatar lesões, acidentes e doenças relacionados ao trabalho. Dependendo do estado, empregadores devem relatar fatalidades e hospitalizações no local de trabalho imediatamente. Use os formulários OSHA 300, 300-A e DCBS 801 para documentar fatalidades, lesões e doenças relacionadas ao trabalho. Se a empresa não teve mais de 10 funcionários no último ano, apenas o formulário DCBS 801 é necessário. Um funcionário também deve inspecionar o local de trabalho e documentar quaisquer condições incomuns ou inseguras.
Estas são as regras exigidas para o uso de EPI. Empregadores devem avaliar o local de trabalho para determinar quais perigos exigem que os funcionários usem EPI. Devem verificar o local, a pessoa que fez a avaliação e a data. Empregadores também devem documentar que apenas funcionários treinados usaram o EPI. Registre os nomes das pessoas treinadas, datas do treinamento e tópico abordado.
Esta regra é imperativa em muitos locais de trabalho. Em muitas empresas há equipamentos que podem iniciar inesperadamente ou conter energia armazenada. Um plano escrito de controle de energia é necessário e deve incluir procedimentos, treinamento e revisões anuais. Os procedimentos devem incluir: o equipamento, como os trabalhadores irão segurar o equipamento, como usar e remover etiquetas de bloqueio e como testar a eficácia destes dispositivos. A revisão anual é uma autorização por um funcionário que entende os procedimentos de controle de energia. A revisão deve incluir o equipamento avaliado, data da inspeção, funcionários incluídos e a pessoa que fez a revisão. Documente todo o treinamento, incluindo nomes de cada trabalhador, data do treinamento e nome do instrutor.