O coordenador deve afixar e distribuir o plano de evacuação para que todos os funcionários e pessoal conheçam todos os aspectos. O plano deve ser revisto e atualizado periodicamente para manter a máxima eficácia.
O coordenador é responsável por informar o pessoal sobre todos os procedimentos de evacuação de emergência, de modo que, em caso de emergência, cada pessoa saiba por onde sair, quais são suas responsabilidades individuais e por quem é responsável.
Deve informar a todos o local de encontro designado e fornecer uma lista do pessoal sob sua responsabilidade, para que seja feita uma contagem de cabeça no ponto de encontro e se assegure que todos estão presentes.
Durante uma evacuação, o coordenador deve garantir que o plano foi seguido e que todo o pessoal foi retirado do edifício em segurança. Também deve confirmar que os funcionários levaram seus grupos às áreas designadas.
Cabe ao coordenador comunicar-se com os profissionais de emergência que chegam ao local. Deve informar qual a emergência, se há pessoas ainda dentro do edifício, quem está ferido, com deficiência ou necessita de atenção especial, e qualquer outra informação relevante.
O coordenador mantém contato com as equipes de emergência para saber quando o edifício está seguro para reentrada. Ao receber a autorização, deve alertar todo o pessoal para retornar.
A chave para uma evacuação bem-sucedida é a preparação. O coordenador deve promover simulados regulares para que todos se sintam confortáveis e familiarizados com a rotina de evacuação.