Formulário GSA SF-91: Nomeação de Indivíduos Autorizados para Cronogramas de Suprimentos Federais

O Formulário GSA SF-91, Nomeação de Indivíduos Autorizados para Serviços de Aquisição e Gestão de Programas de Bens e Serviços com um Contratante, designa funcionários governamentais específicos autorizados a fazer pedidos contra os Cronogramas de Múltiplos Prêmios (MAS) da GSA e outros veículos de contrato da GSA. É o guardião legal para a autoridade de compra federal.

Estrutura e Campos Principais do Formulário

• Seção A – ID do Contratante e Agência Ordenante: Nome do contratante, número do contrato GSA, nome da agência ordenante, código do bureau da agência (ABC), código de localização da agência (ALC)
• Seção B – Indivíduos Autorizados: Para cada nomeado: nome completo, título, assinatura de amostra, data e limitações de pedido (limites de valor, categorias de produto/serviço, SINs específicos, restrições geográficas, limitações de uso final)
• Seção C – Certificação do Oficial Contratante: Assinatura do CO (ou representante designado) nomeando os indivíduos, com data
• Seção D – Aceitação do Contratante: Assinatura do contratante reconhecendo o recebimento e concordando em honrar pedidos apenas de indivíduos listados dentro dos limites declarados

Regras Críticas de Governança

• Assinatura Dupla Necessária: Tanto o governo (CO) quanto o contratante devem assinar; cópias certificadas trocadas
• Revogação/Revisão = Novo Formulário: Qualquer mudança (adicionar/remover/modificar limitações) requer um novo SF-91 com assinaturas atualizadas. Mudanças verbais/por e-mail são inválidas.
• Limitações de Pedido São Vinculantes: O contratante deve rejeitar pedidos que excedam a autoridade declarada
• Retenção de Registros: Ambas as partes retêm formulários assinados pelo prazo do contrato + 6 anos (FAR 4.805)
• Segurança: Proteja formulários contra alterações não autorizadas; trate como documentos sensíveis de aquisição

Por Que Importa

SF-91 aplica o princípio do "oficial ordenante autorizado" (FAR 8.404), evitando compras não autorizadas, controlando gastos e garantindo responsabilidade. É o escudo legal do contratante — pedidos feitos sem um SF-91 válido e atual em arquivo não são vinculantes para o governo.

Melhores Práticas

• Revise e revalide o SF-91 pelo menos anualmente ou após mudanças de pessoal
• Mantenha um registro centralizado de SF-91s ativos por contrato
• Treine indivíduos autorizados sobre limitações, integridade de aquisição e procedimentos de pedido (GSA Advantage!, eBuy, pedido direto)
• Contratantes: implemente fluxo de trabalho de validação de pedido que cruza cada pedido recebido com o SF-91 atual

A gestão adequada do SF-91 é fundamental para compras federais conformes e controladas. Trate-o com o rigor que exige.