Como Arquivar Registros Médicos em Asilos do Texas

O Departamento de Serviços Humanos do Texas regula rigorosamente a administração de escritório e mantém a manutenção e arquivamento de registros sob escrutínio particular através do Código Administrativo do Texas (TAC). Título 40, Parte 1, Capítulo 19 do TAC aborda a administração de instalações de enfermagem. Instalações não conformes enfrentam risco de multas, fechamento e até processo judicial. O administrador de uma instalação deve designar, por escrito, um supervisor de registros clínicos que tenha a autoridade, responsabilidade e prestação de contas por todas as funções do escritório de registros.

O que você vai precisar

• Pastas de arquivo com aba final
• Etiquetas coloridas codificadas

Instruções

1. Revise as políticas e procedimentos da sua instalação sobre confidencialidade de registros. Isso servirá como seu guia ao arquivar registros novos e arquivados. Se sua instalação não tem uma política escrita sobre confidencialidade de registros, você deve criar e implementar uma imediatamente, conforme orientado pelo TAC 19.1912.
2. Estabeleça uma caixa de entrada e saída de arquivos (protegida pela equipe de registros) com um sistema de assinatura. Este sistema deve oferecer segurança completa e impedir acesso não autorizado a registros, conforme exigido pelo TAC 19.1910. (Duas bandejas rotuladas em um balcão sem vigilância não se qualificam como um sistema seguro de entrada/saída.) O acesso a registros deve exigir uma ordem médica. Registre todas as ordens médicas, bem como toda atividade de arquivos.
3. Use etiquetas coloridas codificadas para tornar os arquivos fáceis de encontrar. Atribua certas cores a letras do alfabeto e arquive pelo sobrenome do residente. Por exemplo, todos os arquivos A a C recebem etiquetas verdes, D a F têm etiquetas laranja, e assim por diante. Se sua instalação usa um sistema de numeração de registros clínicos, aplique o método de codificação por cores a ele e arquive de acordo. (Etiquetas verdes para registros 1200 a 1499, laranja para 1500 a 1799, etc.)
4. Designe armazenamento para arquivos ativos e inativos. Alguns escritórios optam por usar estantes abertas para arquivos ativos (arquivos de residentes atuais) e armazenamento em armários para arquivos inativos ou arquivos. TAC 19.1910 exige que instalações de enfermagem retenham prontuários médicos por cinco anos a partir da data em que os serviços médicos terminam. Se sua instalação cuida de menores, seus registros devem ser mantidos por três anos após o residente atingir a maioridade legal sob a lei do Texas.
5. Crie uma folha de rosto para cada arquivo. Esta folha normalmente fornece informações básicas sobre o residente (nome, data de nascimento, número do quarto, número do registro clínico, etc.) bem como uma lista de verificação da documentação que o arquivo deve conter. Folhas de rosto variam por instalação e são geralmente deixadas a critério administrativo. No entanto, TAC 19.1911 exige que todas as folhas de rosto forneçam o nome, endereço para correspondência e números de telefone do médico assistente.
6. Monte os arquivos garantindo que cada um esteja completo com informações suficientes para identificar e cuidar do residente. O TAC exige que um arquivo contenha, no mínimo, o nome completo do residente, endereço residencial/para correspondência, número do Seguro Social, números de reivindicação de seguro saúde, data de nascimento e número de registro clínico (se aplicável). Revise TAC 19.1911 para todos os requisitos sobre conteúdo de arquivos.
7. Triture ou incinere arquivos que você não é mais obrigado a manter. Quando você destruir um arquivo, deve documentar o nome do residente, número do registro clínico (se usado), número do Seguro Social, número Medicare/Medicaid ou a data de nascimento do residente. A pessoa que descarta o arquivo deve datar e assinar este documento.