Como arquivo de registros médicos no Texas Asilos

O Departamento de Serviços Humanos do Texas altamente regula administração do escritório e mantém a manutenção de registros e arquivamento sob fiscalização especial, através do Código Administrativo Texas ( TAC ) . Título 40, Parte 1, Capítulo 19 do TAC aborda administração instalação de enfermagem . Instalações não compatíveis enfrentam risco de multas, fechamento e até mesmo perseguição . Administrador de uma instalação deve designar , por escrito , um supervisor clínico registros que carrega a autoridade, responsabilidade e prestação de contas para todas as funções do escritório de registros . Coisas que você precisa
End - guia pastas de arquivos
etiquetas com código de cores
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rever as políticas e procedimentos sobre registro de sigilo da instalação. Isso servirá como guia para o depósito de registros novos e arquivados. Se sua instalação não tem uma política escrita no registro confidencialidade , é necessário criar e implementar um imediatamente , como indicado pelo TAC 19,1912 .
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Estabelecer um arquivo in-box e fora -box (protegido por pessoal registros) com um sistema de signos -out. Este sistema deve oferecer total segurança e impedir o acesso não-autorizado aos registros , conforme exigido pelo TAC 19,1910 . ( Duas bandejas rotulados em um contador autônoma não se qualificam como um sistema in-box/out-box seguro. ) O acesso aos registros devem exigir ordem de um médico . Grave todas as ordens do médico, assim como todas as atividades de arquivo.
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Use etiquetas com códigos de cores para fazer arquivos fácil de encontrar. Atribuir determinadas cores para as letras do alfabeto e arquivo pelo sobrenome do residente . Por exemplo, todos os arquivos A a C receber rótulos verdes, D a F têm rótulos de laranja , e assim por diante. Se sua instalação usa um sistema de numeração de registro clínico , aplicar o método com código de cores para ele e apresentar em conformidade. (Etiquetas verdes para registros de 1200-1499 , laranja para 1500-1799 , etc )
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armazenamento Designar para arquivos ativos e inativos . Alguns escritórios de optar por usar prateleiras abertas para arquivos ativos (arquivos de moradores atuais ) e de armazenamento do armário para arquivos inativos ou arquivos. TAC 19,1910 requer instalações de enfermagem para manter registros médicos por cinco anos a partir da data em que os serviços médicos acabam . Se sua instalação cuida de menores, seus registros devem ser mantidos por três anos após o residente atinge a idade legal sob a lei do Texas .
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Criar uma folha de rosto para cada arquivo. Esta folha normalmente dá informações básicas sobre o morador (nome, data de nascimento, número de quartos, número recorde clínica , etc ), bem como uma lista de verificação de documentação que o arquivo deve conter. Folhas face variam de acordo com facilidade e são geralmente deixada a critério administrativo. No entanto, TAC 19,1911 exige que todas as folhas de rosto dar o nome , endereço e números de telefone do médico assistente.
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Montar arquivos , garantindo que cada um é completo, com informações suficientes para identificar e cuidar do residente. O TAC exige que um arquivo contenha , no mínimo, o nome completo do residente, home /endereço para correspondência, número de segurança social , números de reclamação de seguro de saúde , data de nascimento e número de registro clínico (se aplicável) . Revisão TAC 19,1911 para todos os requisitos em matéria de conteúdo do arquivo .
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Shred ou incinerar os arquivos que já não são necessários para manter . Quando você destruir um arquivo, você deve documentar o nome residente, número do registro clínico (se usado) , e número de segurança social , número de Medicare /Medicaid, ou a data de nascimento do residente. A pessoa que dispõe do arquivo deve datar e assinar este documento.